Jak przygotować dokumentację do elektronicznego obiegu. Prawidłowe stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt – warsztaty

              Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej ,jednolitych rzeczowych wykazów akt

oraz w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U.Nr 14 poz.67  ustalono dla gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu

województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie ,a także urzędów obsługujących te organy    n o w ą   instrukcje kancelaryjną oraz  nowe  jednolite

rzeczowe  wykazy akt.

              Przeprowadzane kontrole wykazują, że nie wszystkie jednostki prawidłowo stosują  zapisy instrukcji dotyczące obiegu dokumentów,

a  szczególnie  pracownicy  mają trudności w posługiwaniu się jednolitym rzeczowym wykazem akt przy  rejestracji spraw na stanowiskach pracy.

Sprawy  otrzymują symbole ,które  nie  odzwierciedlają   kryterium rzeczowości.Zagadnienie to  ma istotne znaczenie  przy przechodzeniu na elektroniczny obieg dokumentów.

Celem szkolenia jest praktyczne omówienie  sposobów porządkowania  dokumentacji w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji  spraw.

P r o g r a m

1.Omówienie znaczenia prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt w tworzeniu dokumentacji ,a szczególnie przy  wdrażaniu

elektronicznego obiegu  dokumentów.

2.Przyjmowanie  i obieg  korespondencji. Ewidencjonowanie .

3.Przydzielanie spraw. Dekretacja przełożonych.

4.Wewnętrzny obieg akt.

5.Charakterystyka  bezdziennikowego systemu kancelaryjnego.

6.Wykaz akt jako jednolita rzeczowa klasyfikacja dokumentacji

7.Stosowanie systemu klasyfikacji dziesiętnej w odniesieniu do tworzonej dokumentacji

8.Praktyczne korzystanie z wykazu akt  –  ćwiczenia

    – klasy  pierwszego i drugiego rzędu

    – klasy trzeciego i czwartego rzędu

9.Rejestracja spraw na stanowiskach pracy.

   –  zakładanie teczek

   – spisy spraw

   – rejestry  kancelaryjne prowadzone w formie tradycyjne  lub  elektronicznej

  –  metody  porządkowania   spisów i rejestrów

10.Sposoby znakowania  spraw

   -decyzji administracyjnych

   – pism urzędowych

11.Praktyczne metody porządkowania dokumentacji pod kątem zgodności z jednolitym rzeczowym wykazem akt

12.Omówienie  przykładów wdrażania elektronicznego obiegu i związane z tym  utrudnienia wynikające z uchybień  i nieprawidłowości w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej

     oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

– cena zawiera: materiał szkoleniowe, notes, długopis, przerwa kawowa oraz lunch dla każdego uczestnika
– udzielamy rabatu 20  zł/os. w przypadku zgłoszenia min. 2 osób z jednej instytucji lub przy zapisie drugiej osoby z polecenia.
– zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT.,

– w razie braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na adres podany w karcie zgłoszenia zalecamy kontakt telefoniczny celem upewnienia się, że zgłoszenie dotarło.

Zarządzanie dokumentacją w jednostkach samorządu terytorialnego ze szczególnym uwzględnieniem roli koordynatora czynności kancelaryjnych

Cel:  przedstawienie aktualnego stanu prawnego dotyczącego  zarządzania dokumentacją oraz zmiany w tym zakresie  oraz stosowanie ich w praktyce w celu prawidłowego procesu       archiwizowania dokumentów

Adresaci: pracownicy  merytoryczni samorządowych jednostek organizacyjnych dokonujących czynności kancelaryjnych ze szczególnym uwzględnieniem koordynatorów  czynności kancelaryjnych w gminach ,powiatach,pracownicy prowadzący archiwa zakładowe i składnice akt  oraz stanowiska pracy nadzorujące te zagadnienia w jednostkach samorządu terytorialnego

P r o g r a m

1.Przedstawienie wybranych zagadnień  z aktualnie obowiązujących przepisów

– Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach                                          

– Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów  z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej,jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji      w sprawie  organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych                            

-Rozporządzenia  Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 pażdziernika 2015 w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji,przekazywania materiałów archiwalnych  do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

2.Uregulowania  prawne dotyczące  zarządzania dokumentacją  w poszczególnych jednostkach  organizacyjnych – aktualność                                                                          

  3.Zarządzanie dokumentacją w procesie aktotwórczym.                                                   

4.Rola  koordynatora czynności   kancelaryjnych  –  formy  sprawowanego bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywanych czynności kancelaryjnych                                                                                                                                     

  5.Czynności  kancelaryjne  w jednostce organizacyjnej                                                    

-obieg dokumentów

-dekretacja przełożonych  

-znakowanie spraw  i rejestracja poszczególnych pism                                                                                                                                

-tworzenie akt  sprawy                                                                                                                       

-stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt na stanowiskach pracy                                         

6.Kwalifikacja archiwalna dokumentacji                            

-podstawowe zasady kwalifikacji                                                                                                          

-materiały archiwalne –  kategoria  A                                                                                                     

 -dokumentacja niearchiwalna   –  kategoria B  ,BE                                                                             

7.Porządkowanie  dokumentacji  na stanowiskach pracy                                                              

8.Przekazywanie  spraw ostatecznie załatwionych do archiwum zakładowego      i składnicy akt     

 -sporządzanie spisów  zdawczo-odbiorczych                                                                                      

-opisywanie  teczek aktowych                                                                                                                 

-przejmowanie  dokumentacji do archiwum zakładowego i składnicy akt.

9.Organizacja i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt w świetle obowiązujących przepisów.

10.Omówienie  najczęściej popełnianych błędów  przez jednostki organizacyjne w zakresie zarządzania dokumentacją.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

– cena zawiera: materiał szkoleniowe, notes, długopis, przerwa kawowa oraz lunch dla każdego uczestnika
– udzielamy rabatu 20  zł/os. w przypadku zgłoszenia min. 2 osób z jednej instytucji lub przy zapisie drugiej osoby z polecenia.
– zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT.,

– w razie braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na adres podany w karcie zgłoszenia zalecamy kontakt telefoniczny celem upewnienia się, że zgłoszenie dotarło.

Platforma ePUAP 2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie – praktyczne warsztaty

Głównym celem szkolenia jest przekazanie pracownikom administracji publicznej niezbędnej wiedzy praktycznej z zakresu pracy z wykorzystaniem Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Do kogo skierowane jest szkolenie?

Szkolenie skierowane jest w szczególności do burmistrzów, wójtów, sekretarzy, osób decyzyjnych zainteresowanych wdrażaniem usług administracyjnych świadczonych drogą elektroniczną, informatyków, redaktorów Biuletynu Informacji Publicznej oraz wszystkich pracowników realizujących zadania publiczne wynikające z ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne.

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.

Korzyści z uczestnictwa:

– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)

– Nielimitowane wsparcie trenera

– Ceryfikat o ukończeniu szkolenia

– Obszerne materiały szkoleniowe

– Komfortowe sale szkoleniowe

– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)

Program szkolenia:

Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

I. Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne- podstawa prawna

1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza;
2. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;
3. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany
4. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;
5. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;
6. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.

II. ePUAP2 – platforma w praktyce
1. Widok ekranu spraw i opis sprawy
2. Podział na dwie strefy i funkcjonalności z nim związane
3. Opis zdarzenia i spraw z nim związanych
4. ePUAP2- proces zakładania konta
5. ePUAP2 – bezpłatna skrzynka podawcza;
6. Odbieranie dokumentów
7. Tworzenie, wypełnianie i podpisywanie nowego dokumentu
8. Profil Zaufany (Uzyskanie, podpisywanie, zarządzanie, unieważnianie)
9. Załączanie dokumentów ze dysku i lokalnego składu
10. Wysyłanie dokumentów
11. Wysyłanie dokumentów poprzez folder „Robocze”
12. Wysyłanie testowe
13. Mass mailing
14. Przenoszenie dokumentów między skrytkami
15. Wysyłanie dokumentów do osób prywatnych oraz firm, kancelarii komorniczych i innych jednostek nie posiadających konta instytucji
16. Przekazywanie dokumentów wg właściwości
17. Sporządzanie kopii roboczej
18. Przeglądanie raportów
19. Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów
• Wyszukiwanie wzorów w CRD (Standardowe, Zaawansowane, Pełnoekranowe)
• Przeglądanie wzorów w CRD
• Szczegóły wzoru
20. Sposoby identyfikacji użytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, profil zaufany)
21. Rejestr zdarzeń (wyszukiwanie operacji)

III. ESP- Operacje
1) Operacje na składzie
• Ustawienia i zarządzanie składem
• Tworzenie nowego składu
• Usuwanie i eksport składu
• Przypinanie, usuwanie skrytki w składzie
• Ustawianie powiadomień z poziomu składu
• Ustalanie preferowanych składów

IV. ePUAP2 – Panel „Zarządzanie”
1) Wysyłanie zaproszeń do organizacji
• Konto „Gość”, a „Administrator”- różnice
• Nadawanie uprawnień Gościa i Administratora w systemie
• Zaproszenie do organizacji osoby posiadającej konto na EPUAP2 i nie posiadającej konta
2) Zmiana uprawnień z poziomu zakładki „Uprawnienia” (Nadawanie i odbieranie uprawnień Gościa i Administratora)

V. Panel „Administrowanie”
1) Zakładka „Usługi i ustawienia”
• Przeglądanie zapotrzebowania i dodawanie opisu usługi
2) Zakładka „Budowanie usług”
• Podgląd opublikowanych Kart Spraw
• Utworzenie Karty Sprawy
3) Zakładka „Skrytki”
• Formatka „Przeglądanie UPO” (Jak wyszukać zaginione UPO)
• Formatka „Awaryjne pobieranie”
a) Konfiguracja skrytek (ESP, Domyślna oraz pozostałe)
• Konfiguracja zakładek: „Ogólne”, „Tryb pracy”, „Powiadomienia”, „Ustawienia szczegółowe”, „Ustawienia transmisji”, „Schematy i reguły”
4) Zakładka „Formularze”
• Import oraz budowa formularza
5) Zakładka „Wzory lokalne”
• Import oraz dodanie nowego wzoru

Cena szkolenia zawiera materiały szkoleniowe, lunch, przerwy kawowe, certyfikat ukończenia szkolenia.

Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.

Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.

OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW W SYSTEMIE ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ

Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych.

Zapoznanie uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

Do kogo skierowane jest szkolenie?

Zajęcia skierowane są przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.

Korzyści z uczestnictwa:

– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)

– Nielimitowane wsparcie trenera

– Ceryfikat o ukończeniu szkolenia

– Obszerne materiały szkoleniowe

– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
przesyłki na nośniku papierowym
przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3) Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
4) Interoperacyjność znaku sprawy
5) Akta sprawy w EZD
6) Metryka sprawy w EZD

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych
otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
wprowadzanie metadanych
tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
prowadzenie składu informatycznych nośników danych
wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych
dekretacja pisma – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
dekretacja zastępcza
akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
podpisanie pisma podpisem elektronicznym
podpisanie pisma podpisem odręcznym
3) Zadania prowadzących sprawy
zakładanie spraw
uzupełnianie metadanych
dekretacja zastępcza
prowadzenie kompletnych akt sprawy
prowadzenie metryk spraw
sporządzanie projektów pism
dokonywanie akceptacji

V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) Udostępnianie pism
2) Przekazywanie pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego

VIII. Dyskusja

Cena szkolenia zawiera materiały szkoleniowe, lunch, przerwy kawowe, certyfikat ukończenia szkolenia.

Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.

Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.

Archiwum zakładowe – nowe zasady obiegu, archiwizacji i przetwarzania danych w dokumentacji kadrowej w świetle rozporządzenia Rodo i nowelizacji Ustawy o Ochronie Danych Osobowych

Cel: Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii/archiwum jednostki organizacyjnej. Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy
Adresaci: Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia, Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.

Prowadzący: Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników ) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.

Korzyści z uczestnictwa:

– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)

– Nielimitowane wsparcie trenera

– Obszerne materiały szkoleniowe

– Komfortowe warunki szkoleniowe

– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)

– Niewielkie grupy ćwiczeniowe

Program:
I. Rodzaje współczesnej dokumentacji:
1. dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
2. kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3. dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw.

II. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
1. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
2. Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.

III. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2018 r.
1. Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
2. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości.
3. Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
4. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. – co nas czeka?

IV. Rozporządzenie RODO, nowa Ustawa ODO, Kodeks Pracy 2018 – zmiany w ochronie danych osobowych
1. Nowe obowiązki pracodawców wynikające z RODO i ODO.
2. Rozszerzenie zakresu danych związanych z ubieganiem się o pracę.
3. Klauzule ochrony informacji.
4. Nowe kary administracyjne.

V. Obieg dokumentacji w podmiocie:
1. systemy kancelaryjne
2. cechy obligatoryjnego bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w praktyce
3. system tradycyjny (całkowicie „papierowy”, z narzędziami informatycznymi wspomagającymi obieg dokumentów)
4. system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), archiwizacja w ramach EZD
5. znak sprawy
6. teczka rzeczowa i podteczka, spis spraw
7. pisma otrzymane do wiadomości
8. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
9. klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
10. postępowanie z dokumentacją elektroniczną
11. przekazywanie akt do archiwum zakładowego
12. porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
13. opisywanie teczek
14. sporządzanie ewidencji.

VI. Instrukcja archiwalna:
1. organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
2. lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
3. przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
4. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
5. przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6. przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
7. udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
8. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
9. nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10. sprawozdawczość archiwum zakładowego
11. postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.

VII. Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji:
1. analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
2. niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
3. jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
4. kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
5. zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
6. typowanie dokumentacji do zniszczenia
7. sporządzanie wniosku na brakowanie.

VIII. Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w Podmiocie:
1. zakres i formy dokumentacji księgowej
2. kwalifikacja dokumentacji księgowej
3. przechowywanie dokumentacji księgowej
4. brakowanie dokumentacji księgowej
5. postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową
6. kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowo- płacowej
7. dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie.

IX. Panel dyskusyjny.

Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.

Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.