Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych.

Zapoznanie uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

Do kogo skierowane jest szkolenie?

Zajęcia skierowane są przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.

Korzyści z uczestnictwa:

– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)

– Nielimitowane wsparcie trenera

– Ceryfikat o ukończeniu szkolenia

– Obszerne materiały szkoleniowe

– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
przesyłki na nośniku papierowym
przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3) Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
4) Interoperacyjność znaku sprawy
5) Akta sprawy w EZD
6) Metryka sprawy w EZD

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych
otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
wprowadzanie metadanych
tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
prowadzenie składu informatycznych nośników danych
wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych
dekretacja pisma – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
dekretacja zastępcza
akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
podpisanie pisma podpisem elektronicznym
podpisanie pisma podpisem odręcznym
3) Zadania prowadzących sprawy
zakładanie spraw
uzupełnianie metadanych
dekretacja zastępcza
prowadzenie kompletnych akt sprawy
prowadzenie metryk spraw
sporządzanie projektów pism
dokonywanie akceptacji

V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) Udostępnianie pism
2) Przekazywanie pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego

VIII. Dyskusja

Cena szkolenia zawiera materiały szkoleniowe, lunch, przerwy kawowe, certyfikat ukończenia szkolenia.

Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.

Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.