OCHRONA DANYCH OSOBOWYCHN A NIEBIESKA KARTA

stocksnap_w0rus6fwbj

Ustawa o przeciwdziałaniu przemocy nałożyła na gminy obowiązek tworzenia zespołów interdyscyplinarnych. Ustawodawca wskazał, że pomoc rodzinie (w ramach zespołu interdyscyplinarnego lub grupy roboczej) powinna mieć wymiar interdyscyplinarny, kompleksowy, uwzględniający potrzeby wszystkich członków rodziny, w której dochodzi do przemocy. W październiku 2011r weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie procedury „Niebieskie Karty” i wzorów formularzy „Niebieska Karta”, które precyzuje zadania służb w ramach ww. procedury oraz wskazuje reguły funkcjonowania zespołów interdyscyplinarnych i grup roboczych.

Rozporządzenie ustanowiło formalną procedurę, ale ustawodawca pominął kwestie związane z udostępnianiem dokumentacji, podmiotom zainteresowanym w sprawie.

W ramach realizacji procedury, często gromadzone są  dane związane osobą, która doświadcza przemocy w rodzinie, bądź świadkiem którego zawiadomienie stanowiło impuls do podjęcia próby ochrony osoby krzywdzonej.

To oznacza, iż pełny i nieograniczony wgląd każdego zainteresowanego, związany jest z niebezpieczeństwem ujawnienia miejsca pobytu osoby krzywdzonej, bądź ujawnienia  danych osobowych świadka.  Czy Zespół Interdyscyplinarny powinien udostępniać każdej stronie sporu dokumentację? Czy y osoby uwikłane w przemoc mają prawo do wglądu w akta oraz czynienia z niej odpisów? Na odpowiedź należy w zasadzie odpowiedzieć przecząco.

Aktualnie obowiązujące przepisy, oraz kształtujące się orzecznictwo sądowe, zmierzają do całkowitego ograniczenia dostępu do akt  osobom, których dotyczy realizacja procedury „Niebieskie Karty”.

W pierwszej kolejności wskazać należy na przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności na postanowienia art.  32 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym to przepisem,  każdej osobie przysługuje prawo kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, w tym prawo między innymi do:

  • Informacji czy zbiór istnieje,  oraz ustalenia administratora danych;
  • Informacji o celu przetwarzania danych osobowych;
  • Informacji od kiedy przetwarza się dane osobowe oraz podania w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych;
  • Uzyskania informacji o źródle, z którego pochodzą dane osobowe;
  • Żądania uzupełnienia, uaktualnienia bądź sprostowania danych osobowych.
  • Wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych;
  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Analizując treść powyżej przedstawionych uprawnień, jak również pozostałe zawarte w ustawie o ochronie danych osobowych przepisy, można kategorycznie stwierdzić, że ustawa o ochronie danych osobowych po pierwsze daje uprawnienie członkom Zespołu Interdyscyplinarnego do ich przetwarzania, po drugie nie uprawnia do wglądu do akt gromadzonej przez Zespół Interdyscyplinarny dokumentacji.

Z przepisów tych można wywieść jedynie obowiązek rzetelności i staranności, której Zespół Interdyscyplinarny musi dopełnić przy przetwarzaniu danych osobowych (w tym w zakresie ich prawidłowego zabezpieczenia oraz zgodnego z prawem udostępniania), oraz uprawnienie każdego zainteresowanego do pozyskania informacji, jakie dane osobowe są przetwarzane.

Uprawnienia do informacji o zakresie przedmiotowym przetwarzanych danych osobowych, nie można jednak zrównać z prawem do wglądu w akta prowadzonego postępowania, a tym bardziej z prawem do czynienia z nich odpisów (w tym uwierzytelnionych odpisów).

W ostateczności więc, odpowiedź na wniosek zainteresowanego, oparty o art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych, powinna przybrać postać pisemnej informacji o zakresie i sposobie przetwarzania danych osobowych. Uprawnienia tego nie należy mylić z prawem do czynienia kserokopii, odpisów bądź wglądu w akta postępowania.

Dostęp do informacji a niebieska karta

Kolejną ustawą traktującą o możliwości pozyskania od Zespołu Interdyscyplinarnego informacji o jego działalności, jest ustawa o dostępie do informacji publicznej. Ustawa ta w bardzo szerokim zakresie przyznaje obywatelom prawo do pozyskania informacji o wszelkiej, publicznej działalności organów administracji publicznej.

O możliwości dostępu do informacji publicznej po pierwsze przesądza publiczny charakter tego rodzaju informacji, jak również fakt, że instytucje samorządowe w całości finansowane są z danin publicznych, czyli naszych podatków.

W tym miejscu wskazać należy na bogate orzecznictwo sądów administracyjnych, które potwierdza bardzo szerokie rozumienie dostępu do informacji publicznej. W omawianym przypadku, dostęp ten realizowany mógłby być (w oparciu o inne podobne, rozstrzygnięte przez sąd stany faktyczne) poprzez udostępnienie formularza Niebieskiej Karty oraz pozostałej dokumentacji, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących osób trzecich (pozostały stron postępowania).

Obowiązek ten, organy administracji publicznej realizują w głównej mierze dzięki możliwości zakreślenia wszystkich widocznych danych osobowych osób trzecich zawartych w dokumencie, bądź poprzez przedstawienie pisemnej informacji na temat danego dokumentu / informacji publicznej (w przypadku, w którym specyfika dokumentu nie pozwala na zakreślenie danych osobowych osób trzecich).

Wydaje się jednak, że ustawa o dostępie do informacji publicznej nie znajdzie zastosowania do procedury „Niebieskie Karty” a to z uwagi na fakt, że do dnia sporządzenia niniejszej publikacji, sądy administracyjne odmawiają gromadzonej przez Zespół Interdyscyplinarny dokumentacji charakteru informacji publicznej.

Co więcej, sądy te odmawiają Zespołowi Interdyscyplinarnemu przymiotu organu administracji publicznej, wskazując że instytucja ta stanowi jedynie element całego systemu przeciwdziałania przemocy w gminie.

Formularze niebieskiej karty, oraz pozostała gromadzona dokumentacja dotycząca przemocy w rodzinie (notatki służbowe, protokoły z posiedzeń, zawiadomienia i inne pisma) nie mają charakteru informacji publicznej, osoba wnioskująca o wgląd w akta postępowania (odpisy z akt postępowania) nie może skorzystać z dobrodziejstwa ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 13 grudnia 2013 r. (sygn. akt: II SA/Go 883/13), gdzie odrzucając skargę, w uzasadnieniu skład orzekający wyjaśnił, że Zespół interdyscyplinarny nie jest organem administracji publicznej, ani w znaczeniu ustrojowym, ani w znaczeniu funkcjonalnym, stąd jego rozstrzygnięcia / decyzje / odpowiedzi na wnioski stron nie podlegają ocenie sądu administracyjnego.

Skarga więc osoby domagającej się wglądu w akta procedury „Niebieskie Karty” , odpowiednio wniosek o wydanie z w/w dokumentacji odpisów dokumentów ,nie może być rozpoznawana przez sąd, co zawsze skutkować musi jej odrzuceniem.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 14 października 2014 r. (sygn. akt: IV SAB/Wr 166/14), zgodnie z którym to dokumentacja gromadzona przez Zespół Interdyscyplinarny nie jest informacją publiczną, stąd nie podlega udostępnianiu na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Udostępnianie danych związanych z procedurą NK a KPA

Co prawda art.73 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego, mówi, że „strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów (…)”. Jedną z zasad postępowania administracyjnego jest zasada czynnego udziału strony w postępowaniu, co oznacza, że organ administracji publicznej jest zobowiązany zapewnić stronom możliwość takiego udziału, co wiąże się z m.in. z umożliwieniem stronom zapoznania się ze wszystkimi dokumentami związanymi ze sprawą. Należy jednak z całą stanowczością stwierdzić, że zespół interdyscyplinarny i grupa robocza nie są organami administracji publicznej, a same  „Niebieskie Karty” nie są procedurą postępowania administracyjnego, w związku z tym wydaje się, że ww. przepisy nie mogą mieć zastosowania.

Podsumowując: osobom krzywdzonym,  kategorycznie odmawiając prawa wglądu potencjalnym sprawcom przemocy w rodzinie, prawa wglądu oraz czynienia odpisów z akt postępowania gromadzonych na potrzeby procedury „Niebieskie Karty”.

Trzeba jednak pamiętać, że także osoba, która jest oskarżana o stosowanie przemocy w rodzinie, musi dysponować możliwościami obrony swoich praw, którego to uprawnienia bez prawa do wglądu i czynienia odpisów z akt, nie sposób zrealizować.

Stąd, w sytuacji w której osoba oskarżana o stosowanie przemocy w rodzinie wnosi o udostępnienie akt, ewentualnie zgodę na czynienie z nich odpisów, należy zachować ostrożność, z jednej strony zapewniając jej prawo do obszernych wyjaśnień oraz obrony swoich praw, z drugiej zaś, chroniąc szeroko pojęty interes osób doświadczających przemocy w rodzinie.

Ostatecznie, odpowiadając na wniosek osoby podejrzanej o stosowanie przemocy w rodzinie, racjonalnym wydaje się zapewnić wnioskodawcy dostęp do informacji , w zakresie w skazanym w ustawie o ochronie danych osobowych .

Zgłoszenie zbiorów do GIODO

Każdy z podmiotów zobligowanych do wszczęcia tej procedury „Niebieskie Karty” powinien zgłosić do GIODO zbiór danych związanych z realizacją ww. procedury.

Bibliografia:

– Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz 966 z późn. zm.),

www.giodo.gov.pl.

POMAGAMY STWORZYĆ PRAWEM WYMAGANĄ DOKUMENTACJĘ  „na miarę”

Jeżeli macie Państwo  problemy z przygotowaniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, upoważnień, ewidencji upoważnień, umów powierzenia danych)  oferujemy usługi w tym zakresie.
Proponujemy pomoc na trzech poziomach:

–  weryfikacja bieżącej dokumentacji z naniesieniem uwag o błędach– poprawienie dokumentacji

– opracowanie i wdrożenie prawem wymaganej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych 

definiowanie i rejestracja zbiorów w GIODO (wypełnienie wniosku)

Klient otrzymuje finalnie „produkt” gotowy do wdrożenia ( Politykę bezpieczeństwa oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym).

Dokumentacja jest opracowywana w szczegółowy sposób, aby zapewnić jak najlepsze dopasowanie do profilu  działalności pod kątem przetwarzanych danych osobowych. Dedykowana dokumentacja wraz z wypełnieniem zapewnia spełnienie wszystkich wymogów ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia do art 39a niniejszej ustawy i przepisów wykonawczych.

Dokumentacja jest przygotowywana indywidualnie przy  udziale klienta, który musi udzielić wielu informacji i współpracować na każdym etapie tworzenia dokumentów.

NIE CHCESZ WYKONYWAĆ FUNKCJI ABI?

PRZEJĘCIE FUNKCJI ABI CZYLI KOMPLEKSOWY OUTSOURCING

Outsourcing funkcji administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) to sprawdzona i akceptowana przez GIODO forma przejęcia obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Na czym polega outsourcing ABI?

Przekazują Państwo zespołowi ekspertów wszystkie obowiązki, wymienione po nowelizacji w art. 36a ust. 2 Ustawy o ochronie danych osobowych, m.in. sprawozdawczość,  prowadzenie wewnętrznego jawnego rejestru, szkolenie pracowników, nadawanie i ewidencja upoważnień, opracowanie i aktualizacja dokumentacji.

Powierzenie wyspecjalizowanym osobom świadczenia funkcji zewnętrznego Administratora Bezpieczeństwa Informacji pozwoli Państwu na oszczędność kosztów i czasu oraz  gwarantuje opiekę opiekę prawną najwyższej jakości.

Pełnienie funkcji (lub wsparcie) administratora  bezpieczeństwa informacji (ABI) powołanego  na podstawie art. 36a i zgłoszonego do GIODO  (outsourcing ABI)

Zakres zadań obejmuje:

  • Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
  • Nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych oraz aktualizacja stanu zabezpieczeń w razie zmian organizacyjnych lub prawnych,
  • Opracowanie prawem wymaganej dokumentacji tj. Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym
  • Zarządzanie upoważnieniami, klauzulami poufności,  umowami powierzeniami, obowiązkami informacyjnymi oraz nadzorujemy dokumentację,
  • badanie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych przez Państwa „procesorów” danych osobowych,
  • Zgłaszanie w GIODO zbiory danych osobowych wrażliwych,
  • Organizujemy oraz prowadzimy szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej,
  • Prowadzenie jawnego rejestru zbiorów danych osobowych przetwarzanych w organizacji wg ustalonych zasad.
  • Reprezentowanie zleceniodawcy w kontaktach z GIODO w zakresie kontroli
  • Pomoc w sytuacji wystąpienia incydentów naruszenia ochrony danych osobowych.
  • Konsultacje z zakresu ochrony danych osobowych.
  • udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości związane z ochroną danych osobowych w Państwa organizacji.

Bierzemy  na siebie wszystkie obowiązki związane z ochroną danych osobowych, a Państwo mogą skupić się na swojej głównej działalności

Cena outsourcingu ABI

Cena usługi zależy od: liczby pracowników przetwarzających dane osobowe oraz liczby wykorzystywanych systemów informatycznych.