Czy pracodawca może żądać zdjęcia od pracownika lub kandydata do pracy?

Bardzo często przy rekrutacji przyszły pracodawca żąda od kandydata do pracy CV wraz ze zdjęciem, lub czy podczas zatrudnienia  żąda od pracownika zdjęcia umieścić na powszechnie dostępnej stronie internetowej  lub w folderach reklamowych.  Tutaj nasuwa się pytanie – czy pracodawca ma do tego prawo? Jeżeli tak, to jaka przesłanka legalności jest  tego podstawą ?

W pierwszej kolejności należy sobie odpowiedzieć na pytanie czy wizerunek (zdjęcie) stanowi dane osobowe? W świetle ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Nie ulega wątpliwości, iż zdjęcie kandydata do pracy (lub pracownika) stanowi daną osobową.

Prawo pracy a ochrona danych osobowych

Zakres danych, jakich może żądać pracodawca od kandydata oraz pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, został określony w art. . 22¹ Kodeksu Pracy. Pracodawca korzystając z tego przepisu przetwarza dane na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, z którego wynika, iż przetwarzanie danych jest dopuszczane, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu Pracy, pracodawca może żądać od kandydata do pracy następujących danych:

• imię (imiona) i nazwisko;
• imiona rodziców;
• datę urodzenia;
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
• wykształcenie;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

od pracownika dodatkowo:

• numer PESEL;
• innych danych jeśli jest to konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci z uwagi na konieczność ustalenia uprawnień związanych z rodzicielstwem);
• innych danych jeśli wynika to z odrębnych przepisów.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz.U z 1996  nr 62 poz. 286 z późniejszymi zmianami) pracodawca ma prawo żądać od kandydata dostarczenia również następujących dokumentów:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy;
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy obejmujących rok kalendarzowy, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• świadectwo lub świadectwa ukończenia szkoły potwierdzające wykształcenie;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe;
• orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Jeszcze do dnia 27.09.2006r. kandydaci byli zobowiązani dostarczyć pracodawcy „wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii”. Powyższy zapis został wykreślony przez rozporządzenie MPiPS z 22 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Tutaj także nie odnajdziemy podstawy prawnej żądania przez pracodawcę zdjęcia.

Reasumując: żądanie zdjęcia od kandydata od pracy czy pracownika co do zasady nie wynika ani z przepisów Kodeksu Pracy ani z Rozporządzenia.

Odpowiedź na powyższe pytanie znajdziemy także w oficjalnym serwisie GIODO-http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/4859/j/pl/

„Zakres danych, jaki może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22 ¹ Kodeksu pracy. Nie ma w nim wymienionego wizerunku. Z uwagi jednak na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma zdjęcia pracownika, to pracodawca, aby  móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firm, musi – co do zasady – pozyskać na to zgodę pracownika. Tym samym zostaje spełniona przesłanka z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu”

GIODO wskazuje dwie przesłanki legalności przetwarzania wizerunku pracownika, tj. zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt. 1 uodo) i usprawiedliwiony interes administratora danych (art. 23 ust. 1 pkt. 5 uodo) w zależności od tego w jakim celu miałby wizerunek być przetwarzany. W przypadku pytania zadanego na początku artykułu należy odpowiedzieć iż wykorzystywanie wizerunku pracownika możliwe jest:

1. co do zasady (mogą wystąpić wyjątki ze względu na specyfikę świadczonej pracy) na podstawie usprawiedliwionego interesu w odniesieniu do wyrabiania identyfikatorów dla pracowników.
2. co do zasady na podstawie dobrowolnej i niewymuszonej ani niedomniemanej zgody w odniesieniu do zamieszczenia zdjęcia pracownika w Intranecie, na powszechnie dostępnej stronie internetowej firmy lub na tablicy w siedzibie pracodawcy.

Prawo autorskie a wizerunek

Dodatkowo należy  pamiętać, że wizerunek to nie tylko temat danych osobowych, ale również  związany jest z  prawem autorskim, które są regulowane przez  ustawę z 2 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90 poz. 631 z późn. zm.). Jednym z zagadnień uregulowanych w ustawie jest kwestia rozpowszechniania wizerunku. Stosownie do art. 81 ustawy Prawo autorskie, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na niej przedstawionej. Nie dotyczy to sytuacji, gdy osoba ta jest powszechnie znana (co oznacza, że można publikować bez zgody wizerunek sportowców, celebrytów  osób publicznych, itd.) lub wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.