OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE – Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

 I. Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne- podstawa prawna

1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza;

2. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;

3. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany

 4. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;

5. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;

6. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.

II. ePUAP2 – platforma w praktyce

1. Widok ekranu spraw i opis sprawy

2. Podział na dwie strefy i funkcjonalności z nim związane

 3. Opis zdarzenia i spraw z nim związanych

4. ePUAP2- proces zakładania konta

5. ePUAP2 – bezpłatna skrzynka podawcza;

6. Odbieranie dokumentów

7. Tworzenie, wypełnianie i podpisywanie nowego dokumentu

 8. Profil Zaufany (Uzyskanie, podpisywanie, zarządzanie, unieważnianie)

9. Załączanie dokumentów ze dysku i lokalnego składu

10. Wysyłanie dokumentów

11. Wysyłanie dokumentów poprzez folder „Robocze”

12. Wysyłanie testowe 13. Mass mailing

14. Przenoszenie dokumentów między skrytkami

15. Wysyłanie dokumentów do osób prywatnych oraz firm, kancelarii komorniczych i innych jednostek nie posiadających konta instytucji

16. Przekazywanie dokumentów wg właściwości

17. Sporządzanie kopii roboczej

18. Przeglądanie raportów

19. Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów

• Wyszukiwanie wzorów w CRD (Standardowe, Zaawansowane, Pełnoekranowe)

• Przeglądanie wzorów w CRD

• Szczegóły wzoru

20.Sposoby identyfikacji użytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, profil zaufany)

21. Rejestr zdarzeń (wyszukiwanie operacji)

III. ESP- Operacje

1) Operacje na składzie

• Ustawienia i zarządzanie składem

• Tworzenie nowego składu

• Usuwanie i eksport składu

• Przypinanie, usuwanie skrytki w składzie

• Ustawianie powiadomień z poziomu składu

• Ustalanie preferowanych składów

IV. ePUAP2 – Panel „Zarządzanie”

1) Wysyłanie zaproszeń do organizacji

• Konto „Gość”, a „Administrator”- różnice

• Nadawanie uprawnień Gościa i Administratora w systemie

• Zaproszenie do organizacji osoby posiadającej konto na EPUAP2 i nie posiadającej konta

2) Zmiana uprawnień z poziomu zakładki „Uprawnienia” (Nadawanie i odbieranie uprawnień Gościa i Administratora)

V. Panel „Administrowanie”

1) Zakładka „Usługi i ustawienia”

• Przeglądanie zapotrzebowania i dodawanie opisu usługi

2) Zakładka „Budowanie usług”

• Podgląd opublikowanych Kart Spraw

• Utworzenie Karty Sprawy

3) Zakładka „Skrytki”

• Formatka „Przeglądanie UPO” (Jak wyszukać zaginione UPO)

• Formatka „Awaryjne pobieranie”

a) Konfiguracja skrytek (ESP, Domyślna oraz pozostałe)

• Konfiguracja zakładek: „Ogólne”, „Tryb pracy”, „Powiadomienia”, „Ustawienia szczegółowe”, „Ustawienia transmisji”, „Schematy i reguły”

4) Zakładka „Formularze”

• Import oraz budowa formularza

5) Zakładka „Wzory lokalne”

• Import oraz dodanie nowego

Prowadzący:

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Specjalista ds. Archiwizacji w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych ( m.in. UOKiK, Komenda Główna Policji, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Arcelormittal, Kancelaria Senatu RP, Akademia Górniczo-Hutnicza, Sąd Okręgowy w Kielcach, Sąd Apelacyjny we Wrocławiu)

Informacje organizacyjne:

1. przy min. 2 osobach z jednej organizacji udzielamy rabatu – 20  zł/osoba.

2. cena zawiera zapewnienie materiałów szkoleniowych, przerwy kawowej, lunch oraz materiałów piśmienniczych.

3. zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT

OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE – Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

 I. Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne- podstawa prawna

1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza;

2. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;

3. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany

 4. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;

5. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;

6. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.

II. ePUAP2 – platforma w praktyce

1. Widok ekranu spraw i opis sprawy

2. Podział na dwie strefy i funkcjonalności z nim związane

 3. Opis zdarzenia i spraw z nim związanych

4. ePUAP2- proces zakładania konta

5. ePUAP2 – bezpłatna skrzynka podawcza;

6. Odbieranie dokumentów

7. Tworzenie, wypełnianie i podpisywanie nowego dokumentu

 8. Profil Zaufany (Uzyskanie, podpisywanie, zarządzanie, unieważnianie)

9. Załączanie dokumentów ze dysku i lokalnego składu

10. Wysyłanie dokumentów

11. Wysyłanie dokumentów poprzez folder „Robocze”

12. Wysyłanie testowe 13. Mass mailing

14. Przenoszenie dokumentów między skrytkami

15. Wysyłanie dokumentów do osób prywatnych oraz firm, kancelarii komorniczych i innych jednostek nie posiadających konta instytucji

16. Przekazywanie dokumentów wg właściwości

17. Sporządzanie kopii roboczej

18. Przeglądanie raportów

19. Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów

• Wyszukiwanie wzorów w CRD (Standardowe, Zaawansowane, Pełnoekranowe)

• Przeglądanie wzorów w CRD

• Szczegóły wzoru

20.Sposoby identyfikacji użytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, profil zaufany)

21. Rejestr zdarzeń (wyszukiwanie operacji)

III. ESP- Operacje

1) Operacje na składzie

• Ustawienia i zarządzanie składem

• Tworzenie nowego składu

• Usuwanie i eksport składu

• Przypinanie, usuwanie skrytki w składzie

• Ustawianie powiadomień z poziomu składu

• Ustalanie preferowanych składów

IV. ePUAP2 – Panel „Zarządzanie”

1) Wysyłanie zaproszeń do organizacji

• Konto „Gość”, a „Administrator”- różnice

• Nadawanie uprawnień Gościa i Administratora w systemie

• Zaproszenie do organizacji osoby posiadającej konto na EPUAP2 i nie posiadającej konta

2) Zmiana uprawnień z poziomu zakładki „Uprawnienia” (Nadawanie i odbieranie uprawnień Gościa i Administratora)

V. Panel „Administrowanie”

1) Zakładka „Usługi i ustawienia”

• Przeglądanie zapotrzebowania i dodawanie opisu usługi

2) Zakładka „Budowanie usług”

• Podgląd opublikowanych Kart Spraw

• Utworzenie Karty Sprawy

3) Zakładka „Skrytki”

• Formatka „Przeglądanie UPO” (Jak wyszukać zaginione UPO)

• Formatka „Awaryjne pobieranie”

a) Konfiguracja skrytek (ESP, Domyślna oraz pozostałe)

• Konfiguracja zakładek: „Ogólne”, „Tryb pracy”, „Powiadomienia”, „Ustawienia szczegółowe”, „Ustawienia transmisji”, „Schematy i reguły”

4) Zakładka „Formularze”

• Import oraz budowa formularza

5) Zakładka „Wzory lokalne”

• Import oraz dodanie nowego

Prowadzący:

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Specjalista ds. Archiwizacji w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych ( m.in. UOKiK, Komenda Główna Policji, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Arcelormittal, Kancelaria Senatu RP, Akademia Górniczo-Hutnicza, Sąd Okręgowy w Kielcach, Sąd Apelacyjny we Wrocławiu)

Informacje organizacyjne:

1. przy min. 2 osobach z jednej organizacji udzielamy rabatu – 20  zł/osoba.

2. cena zawiera zapewnienie materiałów szkoleniowych, przerwy kawowej, lunch oraz materiałów piśmienniczych.

3. zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT

Profesjonalny sekretariat. Organizacja i funkcjonowanie

Cel:

• przedstawienie właściwego sposobu zorganizowania i podniesienie poziomu pracy
  sekretariatu a także kwalifikacji tej grupy zawodowej,
• poszerzenie wiadomości z zakresu profesjonalnej obsługi interesantów , prawidłowego obiegu dokumentów, zasad korespondencji urzędowej oraz zachowania się w trudnych sytuacjach

Adresaci:

• osoby prowadzące sekretariaty w urzędach, firmach, zakładach  użyteczności publicznej, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostkach organizacyjnych, pracownicy biur obsługi interesantów
• oraz inne zainteresowane osoby.

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Teresa Kustra

• prawnik,
• praktyka z zakresu prawa administracyjnego, procedur administracyjnych., doświadczenie w administracji rządowej i samorządowej,
• pracowała w Urzędzie Miasta w Gorzowie Wielkopolskim na stanowisku dyrektora Wydziału Organizacyjnego,
• szkoli od 12 lat w gminach, powiatach, urzędach marszałkowskich m.in. z zakresu procedur administracyjnych, obiegu dokumentów, zasad korespondencji urzędowej, skarg i wniosków,
• prowadzi szkolenia otwarte i zamknięte dla pracowników administracji publicznej; w tym także dla służby przygotowawczej
• realizowała programy współfinansowane przez UE w zakresie zarządzania dokumentacją oraz postępowania administracyjnego.

Program szkolenia:

I. ORGANIZACJA PRACY-INTERESANCI-SZEF
1. Rola i miejsce sekretariatu
2. Sekretarka-asystentka ,jej kwalifikacje zawodowe zakres obowiązków
3. Znaczenie informacji w pracy sekretariatu
4. Organizacja czasu pracy. Planowanie. Dyscyplina
5. Profesjonalna obsługa interesantów.
a. kontakt bezpośredni
b. sztuka rozmowy telefonicznej
c. rozmowy służbowe i prywatne
6. Współpraca z przełożonym. Przyjmowanie interesantów i gości w gabinecie

II.OBIEG DOKUMENTÓW – KORESPONDENCJA
7. Zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
8. Organizacja obiegu korespondencji.
9. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje. .
10. Systemy kancelaryjne –dziennikowy i bezdziennikowy
11. Obieg dokumentów
a. rejestracja korespondencji
b. rejestracja spraw, które prowadzi pracownik sekretariatu
c. prowadzenie rejestrów, ewidencji
d. zasady prawidłowego tworzenia i przechowywania dokumentów
12. Wysyłanie i doręczanie korespondencji
13. Załatwianie spraw – terminy wynikające z KPA
14. Redagowanie pism urzędowych- zasady, układy graficzne, blankiety korespondencyjne.
15. Przygotowywanie akt spraw ostatecznie załatwionych do składnicy lub archiwum zakładowego
16. Wybrane zagadnienia ustawy o ochronie danych osobowych
17. Standardy europejskie w zakresie obsługi interesantów-Europejski Kodeks Dobrej Administracji.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

– cena zawiera: materiał szkoleniowe, notes, długopis, przerwa kawowa oraz lunch dla każdego uczestnika
– udzielamy rabatu 15 zł/os. w przypadku zgłoszenia min. 2 osób z jednej instytucji
– zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT.,
– w razie braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na adres podany w karcie zgłoszenia zalecamy kontakt telefoniczny celem upewnienia się, że zgłoszenie dotarło.

Platforma ePUAP 2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie – praktyczne warsztaty

Głównym celem szkolenia jest przekazanie pracownikom administracji publicznej niezbędnej wiedzy praktycznej z zakresu pracy z wykorzystaniem Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Do kogo skierowane jest szkolenie?

Szkolenie skierowane jest w szczególności do burmistrzów, wójtów, sekretarzy, osób decyzyjnych zainteresowanych wdrażaniem usług administracyjnych świadczonych drogą elektroniczną, informatyków, redaktorów Biuletynu Informacji Publicznej oraz wszystkich pracowników realizujących zadania publiczne wynikające z ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne.

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.

Korzyści z uczestnictwa:

– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)

– Nielimitowane wsparcie trenera

– Ceryfikat o ukończeniu szkolenia

– Obszerne materiały szkoleniowe

– Komfortowe sale szkoleniowe

– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)

Program szkolenia:

Platforma EPUAP2 i jej miejsce w obiegu dokumentów w urzędzie

I. Obowiązki podmiotów realizujących zadania publiczne- podstawa prawna

1. Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza;
2. Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej;
3. Kiedy stosujemy podpis kwalifikowany
4. Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych;
5. Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej;
6. Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.

II. ePUAP2 – platforma w praktyce
1. Widok ekranu spraw i opis sprawy
2. Podział na dwie strefy i funkcjonalności z nim związane
3. Opis zdarzenia i spraw z nim związanych
4. ePUAP2- proces zakładania konta
5. ePUAP2 – bezpłatna skrzynka podawcza;
6. Odbieranie dokumentów
7. Tworzenie, wypełnianie i podpisywanie nowego dokumentu
8. Profil Zaufany (Uzyskanie, podpisywanie, zarządzanie, unieważnianie)
9. Załączanie dokumentów ze dysku i lokalnego składu
10. Wysyłanie dokumentów
11. Wysyłanie dokumentów poprzez folder „Robocze”
12. Wysyłanie testowe
13. Mass mailing
14. Przenoszenie dokumentów między skrytkami
15. Wysyłanie dokumentów do osób prywatnych oraz firm, kancelarii komorniczych i innych jednostek nie posiadających konta instytucji
16. Przekazywanie dokumentów wg właściwości
17. Sporządzanie kopii roboczej
18. Przeglądanie raportów
19. Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów
• Wyszukiwanie wzorów w CRD (Standardowe, Zaawansowane, Pełnoekranowe)
• Przeglądanie wzorów w CRD
• Szczegóły wzoru
20. Sposoby identyfikacji użytkowników systemów teleinformatycznych (podpis elektroniczny, profil zaufany)
21. Rejestr zdarzeń (wyszukiwanie operacji)

III. ESP- Operacje
1) Operacje na składzie
• Ustawienia i zarządzanie składem
• Tworzenie nowego składu
• Usuwanie i eksport składu
• Przypinanie, usuwanie skrytki w składzie
• Ustawianie powiadomień z poziomu składu
• Ustalanie preferowanych składów

IV. ePUAP2 – Panel „Zarządzanie”
1) Wysyłanie zaproszeń do organizacji
• Konto „Gość”, a „Administrator”- różnice
• Nadawanie uprawnień Gościa i Administratora w systemie
• Zaproszenie do organizacji osoby posiadającej konto na EPUAP2 i nie posiadającej konta
2) Zmiana uprawnień z poziomu zakładki „Uprawnienia” (Nadawanie i odbieranie uprawnień Gościa i Administratora)

V. Panel „Administrowanie”
1) Zakładka „Usługi i ustawienia”
• Przeglądanie zapotrzebowania i dodawanie opisu usługi
2) Zakładka „Budowanie usług”
• Podgląd opublikowanych Kart Spraw
• Utworzenie Karty Sprawy
3) Zakładka „Skrytki”
• Formatka „Przeglądanie UPO” (Jak wyszukać zaginione UPO)
• Formatka „Awaryjne pobieranie”
a) Konfiguracja skrytek (ESP, Domyślna oraz pozostałe)
• Konfiguracja zakładek: „Ogólne”, „Tryb pracy”, „Powiadomienia”, „Ustawienia szczegółowe”, „Ustawienia transmisji”, „Schematy i reguły”
4) Zakładka „Formularze”
• Import oraz budowa formularza
5) Zakładka „Wzory lokalne”
• Import oraz dodanie nowego wzoru

Cena szkolenia zawiera materiały szkoleniowe, lunch, przerwy kawowe, certyfikat ukończenia szkolenia.

Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.

Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.