Głównym celem kursu jest przekazanie podstawowej wiedzy teoretycznej z zakresu archiwistyki i spraw kancelarii oraz uzyskanie kwalifikacji do pracy na stanowisku archiwisty zawodowego i referenta kancelaryjnego, które zostanie potwierdzone zaświadczeniem zgodnym z wymogami MRPiPS.

Dodatkowymi korzyściami, które uczestnicy wyniosą z kursu jest doskonalenie kompetencji w zakresie prowadzenia i funkcjonowania archiwum zakładowego i kancelarii w tym m.in. postępowania z dokumentacją, sposób kwalifikacji i przechowywania dokumentacji, prowadzenie ewidencji, przygotowania planu pracy archiwisty, sprawozdawczość, opisywania i znakowania teczek, wypełniania wniosków o brakowanie.

Do kogo skierowane jest szkolenie?

Kurs skierowany jest do osób odpowiedzialnych za prowadzenie sekretariatów, archiwów zakładowych, kancelarii, składnic a także do zwykłych pracowników i przedsiębiorców, którzy generują dokumentację i są zobowiązani ją przechowywać oraz do wszystkich osób zainteresowanych tematyką szkolenia.

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował z wieloma jednostkami administracji publicznej, m. in. z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Zarządem Mienia Skarbu Państwa, czy archiwum Polskiej Akademii Nauk.
Ostatnio kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie.

Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji publicznej i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

Program szkolenia:

DZIEŃ 1

I. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją
1. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego
2. Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
3. Narodowy zasób archiwalny
4. Państwowy zasób archiwalny
5. Niepaństwowy zasób archiwalny
6. Państwowa sieć archiwalna
7. Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym
8. Formy ochrony prawnej

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1. Podział dokumentacji pod względem formy i podmiotowości
2. Rodzaje dokumentacji aktowej i nieaktowej
3. Rodzaje dokumentacji typowej i specyficznej
4. Dokumentacja jawna i niejawna
5. Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna

III. Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji
1. Kryteria kwalifikacji archiwalnej dokumentacji
2. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
3. Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej

IV. Organizacja pracy kancelaryjnej
1. Tradycyjny obieg dokumentacji
2. Elektroniczny system obiegu i zarządzania dokumentacją
3. Systemy kancelaryjne
4. Instrukcja kancelaryjna
5. Jednolity rzeczowy wykaz akt

DZIEŃ 2

V. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt
1. Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
2. Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
3. Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
4. Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
5. Wyposażenie archiwum zakładowego
6. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
7. Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
8. Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
9. Udostępnianie dokumentacji
10. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
11. Konserwacja akt
12. Przekazywane akt do archiwum państwowego

VI. Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym

VII. Archiwizowanie dokumentacji aktowej
1. Terminologia archiwizowania
2. Studia wstępne
3. Rozpoznanie przynależności zespołowej
4. Segregacja dokumentacji
5. Systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
6. Weryfikacja kategorii archiwalnych
7. Brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
8. Archiwizowanie materiałów archiwalnych
9. Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
10. Opisywanie teczek
11. Inwentaryzacja
12. Sygnowanie dokumentacji
13. Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego

DZIEŃ 3

VIII. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej

IX. Usługi archiwalne

X. Zajęcia praktyczne
1. Zapoznanie się ze:
> spisem spraw;
> spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji niearchiwalnej
> wykazem spisów zdawczo- odbiorczych
> spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego
> kartą udostępnienia akt
> spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
> protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej
> karta zastępczą akt

2. Analiza jednolitego rzeczowego wykazu akt

3. Opisywanie teczek z dokumentacją kat. A i kat. B

XI. Podsumowanie kursu

UWAGA! Koszt kursu nie uwzględnia noclegu.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

– cena zawiera: materiał szkoleniowe, notes, długopis, przerwa kawowa oraz lunch dla każdego uczestnika
– udzielamy rabatu 50  zł/os. w przypadku zgłoszenia min. 2 osób z jednej instytucji lub przy zapisie drugiej osoby z polecenia.
– zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT.,

– w razie braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na adres podany w karcie zgłoszenia zalecamy kontakt telefoniczny celem upewnienia się, że zgłoszenie dotarło.