Cel: Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii/archiwum jednostki organizacyjnej. Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy
Adresaci: Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia, Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.
Prowadzący: Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników ) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji, , Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W swojej W ostatnim czasie szkolił Centralę BZ WBK w zakresie ochrony danych osobowych w działach kadr i płac w kontekście RODO.
Korzyści z uczestnictwa:
– Doświadczony trener (2 860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2 533 przeszkolonych uczestników)
– Nielimitowane wsparcie trenera
– Obszerne materiały szkoleniowe
– Komfortowe warunki szkoleniowe
– Catering na szkoleniu (przerwy kawowe i lunch)
– Niewielkie grupy ćwiczeniowe
Program:
I. Rodzaje współczesnej dokumentacji:
1. dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
2. kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3. dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw.
II. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
1. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
2. Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.
III. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2018 r.
1. Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
2. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości.
3. Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
4. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. – co nas czeka?
IV. Rozporządzenie RODO, nowa Ustawa ODO, Kodeks Pracy 2018 – zmiany w ochronie danych osobowych
1. Nowe obowiązki pracodawców wynikające z RODO i ODO.
2. Rozszerzenie zakresu danych związanych z ubieganiem się o pracę.
3. Klauzule ochrony informacji.
4. Nowe kary administracyjne.
V. Obieg dokumentacji w podmiocie:
1. systemy kancelaryjne
2. cechy obligatoryjnego bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w praktyce
3. system tradycyjny (całkowicie „papierowy”, z narzędziami informatycznymi wspomagającymi obieg dokumentów)
4. system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), archiwizacja w ramach EZD
5. znak sprawy
6. teczka rzeczowa i podteczka, spis spraw
7. pisma otrzymane do wiadomości
8. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
9. klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
10. postępowanie z dokumentacją elektroniczną
11. przekazywanie akt do archiwum zakładowego
12. porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
13. opisywanie teczek
14. sporządzanie ewidencji.
VI. Instrukcja archiwalna:
1. organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
2. lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
3. przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
4. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
5. przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6. przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
7. udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
8. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
9. nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10. sprawozdawczość archiwum zakładowego
11. postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.
VII. Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji:
1. analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
2. niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
3. jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
4. kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
5. zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
6. typowanie dokumentacji do zniszczenia
7. sporządzanie wniosku na brakowanie.
VIII. Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w Podmiocie:
1. zakres i formy dokumentacji księgowej
2. kwalifikacja dokumentacji księgowej
3. przechowywanie dokumentacji księgowej
4. brakowanie dokumentacji księgowej
5. postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową
6. kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowo- płacowej
7. dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie.
IX. Panel dyskusyjny.
Zgłoś się wcześniej i zapłać mniej – zapytaj o szczegóły.
Przy zgłoszeniu więcej niż jednej osoby możliwość udzielenia rabatu.
Na szkolenia otwarte realizowane przez COGNITIO Centrum Przedsiębiorczości i Szkoleń może zgłosić się każda osoba chcąca zgłębić wiedzę w określonym obszarze. Zaletą tego rodzaju szkoleń oprócz wiedzy prezentowanej przez Trenera są tzw. „dobre praktyki”, czyli wymiana informacji pomiędzy uczestnikami reprezentującymi różne instytucje i style działania. Szkolenia te są także doskonałą okazją do nawiązania kontaktów zawodowych.
tel. 515 817 668 | e-mail: kmalec@cognitio.edu.pl
Ułatwienia dostępu