Cel:

• przedstawienie właściwego sposobu zorganizowania i podniesienie poziomu pracy
  sekretariatu a także kwalifikacji tej grupy zawodowej,
• poszerzenie wiadomości z zakresu profesjonalnej obsługi interesantów , prawidłowego obiegu dokumentów, zasad korespondencji urzędowej oraz zachowania się w trudnych sytuacjach

Adresaci:

• osoby prowadzące sekretariaty w urzędach, firmach, zakładach  użyteczności publicznej, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostkach organizacyjnych, pracownicy biur obsługi interesantów
• oraz inne zainteresowane osoby.

Kto będzie prowadzącym szkolenie?

Teresa Kustra

• prawnik,
• praktyka z zakresu prawa administracyjnego, procedur administracyjnych., doświadczenie w administracji rządowej i samorządowej,
• pracowała w Urzędzie Miasta w Gorzowie Wielkopolskim na stanowisku dyrektora Wydziału Organizacyjnego,
• szkoli od 12 lat w gminach, powiatach, urzędach marszałkowskich m.in. z zakresu procedur administracyjnych, obiegu dokumentów, zasad korespondencji urzędowej, skarg i wniosków,
• prowadzi szkolenia otwarte i zamknięte dla pracowników administracji publicznej; w tym także dla służby przygotowawczej
• realizowała programy współfinansowane przez UE w zakresie zarządzania dokumentacją oraz postępowania administracyjnego.

Program szkolenia:

I. ORGANIZACJA PRACY-INTERESANCI-SZEF
1. Rola i miejsce sekretariatu
2. Sekretarka-asystentka ,jej kwalifikacje zawodowe zakres obowiązków
3. Znaczenie informacji w pracy sekretariatu
4. Organizacja czasu pracy. Planowanie. Dyscyplina
5. Profesjonalna obsługa interesantów.
a. kontakt bezpośredni
b. sztuka rozmowy telefonicznej
c. rozmowy służbowe i prywatne
6. Współpraca z przełożonym. Przyjmowanie interesantów i gości w gabinecie

II.OBIEG DOKUMENTÓW – KORESPONDENCJA
7. Zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
8. Organizacja obiegu korespondencji.
9. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje. .
10. Systemy kancelaryjne –dziennikowy i bezdziennikowy
11. Obieg dokumentów
a. rejestracja korespondencji
b. rejestracja spraw, które prowadzi pracownik sekretariatu
c. prowadzenie rejestrów, ewidencji
d. zasady prawidłowego tworzenia i przechowywania dokumentów
12. Wysyłanie i doręczanie korespondencji
13. Załatwianie spraw – terminy wynikające z KPA
14. Redagowanie pism urzędowych- zasady, układy graficzne, blankiety korespondencyjne.
15. Przygotowywanie akt spraw ostatecznie załatwionych do składnicy lub archiwum zakładowego
16. Wybrane zagadnienia ustawy o ochronie danych osobowych
17. Standardy europejskie w zakresie obsługi interesantów-Europejski Kodeks Dobrej Administracji.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

– cena zawiera: materiał szkoleniowe, notes, długopis, przerwa kawowa oraz lunch dla każdego uczestnika
– udzielamy rabatu 15 zł/os. w przypadku zgłoszenia min. 2 osób z jednej instytucji
– zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany ze środków publ. wystawiamy fakturę zwolnioną z podatku VAT.,
– w razie braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na adres podany w karcie zgłoszenia zalecamy kontakt telefoniczny celem upewnienia się, że zgłoszenie dotarło.