Adresaci: Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia, Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.

Prowadzący:
Absolwentka studiów licencjackich (pierwsza specjalizacja nauczycielska, druga archiwalna) i magisterskich (specjalizacja archiwalna i zarządzanie dokumentacją) na kierunku Historia na Uniwersytecie Śląskim, studiów licencjackich (specjalizacja Socjologia ogólna) na kierunku Socjologia na Uniwersytecie Śląskim i studiów magisterskich (specjalizacja Kryminalistyka i techniki śledcze), kierunku Bezpieczeństwo Narodowe na Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej. Doktorantka w Instytucie Historii Uniwersytetu Opolskiego. Laureatka Stypendium Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za wybitne osiągnięcia oraz zdobywczyni wyróżnienia Rektora Uniwersytetu Śląskiego dla najlepszych absolwentów. Wykładowca w Szkole Policealnej na kierunku Technik Archiwista. Posiada wieloletnie doświadczenie w wykładaniu oraz prowadzenie w całej Polsce szkoleń z zakresu archiwizowania współczesnej dokumentacji, obiegu dokumentacji w instytucji i prowadzeniu archiwum zakładowego. Zwolenniczka praktycznego podejścia do wykładanej problematyki.

Program szkolenia: Archiwum Zakładowe: rozporządzenie RODO, nowa ustawa ODO oraz zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 roku.
I. Wprowadzenie do problematyki:
1. Celowość archiwizacji dokumentacji. Dwa podejścia do zagadnienia.
2. Podstawowa terminologia związana z archiwistyką i zarządzaniem dokumentacją.
3. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, struktura organizacyjna archiwów państwowych.
4. Narodowy zasób archiwalny, państwowy zasób archiwalny, niepaństwowy zasób archiwalny
ewidencjonowany i nieewidencjonowany.
5. Zasada proweniencji, Zasada pertynencji terytorialnej.
II. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
1. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
2. Formy ochrony prawnej dokumentacji
III. Obieg dokumentacji w jednostce:
1. systemy kancelaryjne
2. cechy bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w praktyce
3. obieg dokumentacji w jednostce.
4. instrukcja kancelaryjna
5. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa
6. system tradycyjny vs system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
7. skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
8. znak sprawy
9. teczka rzeczowa i podteczka, spis spraw
10. klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
10. przekazywanie akt do archiwum zakładowego
11. porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
12. opisywanie teczek
13. sporządzanie ewidencji archiwum zakładowego: spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz spisów
zdawczo-odbiorczych
14. sygnatura archiwalna
IV. Akta osobowe i zmiany w okresie ich przechowywania
1. Porządkowanie akt osobowych
2. Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat
3. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości.
4. Prowadzenia akt w formie elektronicznej
5. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.
V. Rozporządzenie RODO, nowa Ustawa ODO, Kodeks Pracy 2018 – zmiany w ochronie danych
osobowych
1. Nowe obowiązki pracodawców wynikające z RODO i ODO.
2. Rozszerzenie zakresu danych związanych z ubieganiem się o pracę.
3. Klauzule ochrony informacji.
4. Nowe kary administracyjne.
VI. Archiwum zakładowe :
1. Instrukcja archiwalna
2. organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
3. lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
4. przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
5. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
(spis zdawczo-odbiorczy, wykaz spisów)
6. przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie
dokumentacji w archiwum zakładowym
7. udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
8. postępowanie w przypadku uszkodzenia udostępnionej dokumentacji
9. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
10. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
11. sprawozdawczość archiwum zakładowego
12. postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji jednostki.
VII. Procedura brakowania dokumentacji
1. analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
2. okresy przechowywania różnych rodzajów dokumentacji w podmiocie
3. procedura brakowania dokumentacji
4. dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej
5. sporządzanie wniosku na brakowanie.
VIII. Porządkowanie dokumentacji aktowej w podziale na etapy:
1. Studia wstępne
2. Określenie przynależności zespołowej
3. Segregacja i systematyzacja dokumentacji. Analiza metod
4. Weryfikacja kategorii archiwalnej
5. Porządkowanie materiałów archiwalnych
6. Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej
7. Inwentaryzacja akt i nadawanie aktom sygnatur
8. Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu
IX. Formularze związane z obiegiem dokumentacji, prowadzeniem archiwum zakładowego/
składnicy akt. Ćwiczenia praktyczne.
1. Formularz spisu spraw
2. Formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt
3. Formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt, dostosowany do ewidencjonowania akt osobowych
byłych pracowników
4. Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej
5. Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji geodezyjnej
6. Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji kartograficznej
7. Formularz wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
8. Formularz wypełniany w przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, które są na
stanie ewidencyjnym w archiwum zakładowym
9. Formularz protokołu wycofania akt z archiwum zakładowego
10. Formularz karty udostępnienia akt
11. Formularz – spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu
12. Sporządzenie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego
13. Sporządzenie wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
X. Powtórzenie wiadomości