ZMIANY W WYSTAWIANIU ZWOLNIEŃ LEKARSKICH. ELEKTRONICZNE ZWOLNIENIA LEKARSKIE (E-ZLA): 2016-2018.

5727996665_a34056942d

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA. Nie oznacza to jednak, że od tej daty znikną dotychczasowe zwolnienia papierowe. Te będzie można stosować do końca 2017 roku. Płatnicy składek są zobowiązani założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Obowiązek ten muszą wykonać nie później niż do 31 grudnia 2015 r. Takie zmiany wprowadza nowelizacja ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2016 r., ale w celu dostosowania praktyki do nowych regulacji został przewidziany termin przejściowy uprawniający do posługiwania się zwolnieniami w formie papierowej – maksymalnie do końca 2017 r.
To oznacza, iż od początku 2016 roku pacjent może otrzymać od lekarza zwolnienie wystawione według dotychczasowych zasad – na papierowym formularzu (ZUS ZLA) albo w formie elektronicznej (e-ZLA). Natomiast począwszy od 1 stycznia 2018 r. będą wystawiane wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA (po jego podpisaniu z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) elektronicznie do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (zakładowi pracy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Ułatwienia dla lekarzy

E-zwolnienie to tak naprawdę udogodnienie dla wszystkich, również dla lekarzy. Do tej pory ta grupa zawodowa była zobowiązana do ręcznego wypisywania druków zwolnień, teraz mogą zrobić to elektronicznie, a program obsługujący wypisywanie zwolnień dodatkowo pomoże, bo nadpisze dane pacjenta, czy dane firmy, która opłaca za niego składkę w ZUS.
Wystawianie e-ZLA będzie trwało krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz uzyska bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny – jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Po wpisaniu do systemu numeru PESEL ubezpieczonego, system automatycznie pobierze jego dane oraz dane pracodawcy i wprowadzi je do e-zwolnienia. Lekarz uzupełni pozostałe dane, wpisując m.in. kod choroby i okres niedyspozycji. Gotowe e-zwolnienie automatycznie trafi do ZUS, a kopię – tak jak dotychczas bez kodu choroby – otrzyma zakład pracy. Możliwy będzie podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.
System przypomni także lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta. Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do ZUS w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS.

Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie. Jeśli lekarze wybiorą elektroniczną formę wystawiania zwolnień nie będą musieli, tak jak dotychczas, dostarczać zwolnień do ZUS oraz przechowywać drugiej kopii. Nie będzie też potrzeby pobierania w placówkach ZUS tzw. bloczków formularzy ZUS ZLA.
O sposobie wystawienia zwolnień decyduje lekarz.

Uwaga!

Wystawianie e-ZLA będzie również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej.

Utworzenie profilu

Uwaga!
Obowiązek utworzenia profilu do końca 2015 roku ciąży na płatnikach zobowiązanych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczających składki za więcej niż 5 osób.
Na PUE będzie wydzielone specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Istotne jest również to, że pracodawca będzie mógł drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

ZUS udostępni dokumentację konieczną do wytworzenia oprogramowania do przekazywania e-ZLA przez zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową.

Przy zakładaniu profilu na PUE można skorzystać z pomocy pracowników ZUS w Centrum Obsługi Telefonicznej (konsultanci są dostępni w dni robocze: pon.- pt. w godz. 7.00-18.00):

– pod numerem telefonu 22 560 16 00 (koszt połączenia według umowy klienta z operatorem telekomunikacyjnym)
– za pośrednictwem e-maila cot@zus.pl
– przez komunikator Skype na stronie www.zus.pl pod zus_centrum_obslugi_tel
– przez czat na stronie www.zus.pl

Natomiast lekarz musi założyć swój profil w standardowy sposób. Szczegółowe informacje na ten temat: na http://www.zus.pl/ – PUE krok po kroku – rejestracja, logowanie i ustawienia profilu Profil nie jest związany ze sprzętem komputerowym, lecz z tożsamością osoby logującej się do niego.

Korzyści dla pracownika

E-zwolnienia to oszczędność czasu, którego lekarz będzie miał więcej dla pacjenta. Jednocześnie jeśli nie będzie miał dostępu do internetu w trakcie udzielania porady lub wizyty, to zawsze będzie mógł wystawić zwolnienie w wersji papierowej.

E-zwolnienie ma być także korzystne dla pacjenta. Zwolnienia lekarskie wystawiane w formie elektronicznej będą automatycznie wysyłane do ZUS, co zwolni pracownika z obowiązku dostarczenia pracodawcy w formie papierowej w ciągu 7 dni otrzymanego zwolnienia lekarskiego. Zostanie też skrócony okres oczekiwania na wypłatę świadczeń z ZUS. Nie będą go też dotyczyły ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu. Oczywiście na żądanie pacjenta lekarz nadal może wystawić receptę papierową. Konieczne będzie natomiast przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe. Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na PUE. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.

Korzyści dla pracodawcy

Skorzysta też pracodawca, bo jak wskazuje ekspert, dostanie natychmiastową informację o otrzymaniu przez pracownika zwolnienia lekarskiego. Będzie miał możliwość przeorganizowania zespołu pracowniczego a także możliwość przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia przez pracownika zgodnie z zaleceniami lekarza. Co szczególnie istotne przy zwolnieniach krótkoterminowych. Będzie też zwolniony z obowiązku kontroli 7 dniowego terminu dostarczenia przez pracownika otrzymanego zwolnienia lekarskiego. Pracodawca będzie miał także ułatwiony kontakt z ZUS i stały dostęp do informacji o udzielanych pracownikom zwolnieniach lekarskich. No i zyskuje prawo do wystąpienia drogą elektroniczną do ZUS z wnioskiem o skontrolowanie prawidłowości wystawienia zwolnienia lekarskiego.

Pracodawca nie posiada profilu na PUE

Gdy pracodawca pacjenta nie będzie dysponować profilem na PUE nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA. Wówczas lekarz będzie musiał wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Taki wydruk pracownik będzie musiał dostarczyć swojemu pracodawcy.
O konieczności wydrukowanie e-ZLA podpowie lekarzowi system – wyświetli stosowny komunikat. Zakłady pracy nieposiadający profilu na PUE muszą bowiem poinformować (w formie pisemnej) swoich ubezpieczonych do końca grudnia 2015 r. o obowiązku dostarczania im wydruków e-ZLA począwszy od 1 stycznia 2016 r.
Nowych ubezpieczonych (np. pracowników) płatnik składek (np. zakład pracy), nieposiadający profilu na PUE ZUS, musi poinformować w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania przez nich wydruku e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu.
Jeżeli płatnik składek, który mimo braku obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS, utworzy taki profil, powinien w terminie 7 dni od dnia jego utworzenia poinformować ubezpieczonego (w formie pisemnej) o ustaniu ciążącego na nim obowiązku dostarczania mu wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Wydruk e-ZLA

Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:
• gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS,
• na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.
Płatnik składek, który nie ma profilu na PUE ZUS otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku). Nie będzie to dotyczyło osób:
• prowadzących działalność pozarolniczą oraz osób z nimi współpracujących,
• duchownych,
• których niezdolność do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia,
• podlegających ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego niemającego siedziby w Polsce,
które to dokumenty do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku składają w ZUS.

Uwaga!
Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza.
Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Problemy z komputerem, brak dostępu do Internetu

Przepisy przewidują możliwość wystawienia zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe – w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. W takich przypadkach, lekarz będzie miał możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu. Każdy wydrukowany przez lekarza formularz będzie miał identyfikator (serię i numer) i będzie zarejestrowany w systemie. Wystawione na nim zwolnienie nie będzie zawierało numeru statystycznego choroby. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent (ubezpieczony).
W dniu badania lekarz przekaże pacjentowi (ubezpieczonemu) takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Zaświadczenie to pacjent (ubezpieczony) musi przekazać płatnikowi składek, nawet jeżeli ma on profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.
Po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu lekarz musi je wprowadzić do systemu. Lekarz ma obowiązek przekazać zaświadczenie lekarskie wystawione w formie dokumentu elektronicznego do ZUS w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia zaświadczenia na formularzu wydrukowanym z systemu. E-ZLA powinno zawierać dane i informacje zawarte w zaświadczeniu na formularzu wydrukowanym z systemu oraz numer statystyczny choroby. Jeżeli wprowadzenie do systemu i przekazanie e-ZLA w terminie 3 dni nie będzie możliwe (np. w przypadku braku dostępu do Internetu), lekarz przekazuje je nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od ustania przyczyn, które uniemożliwiają przekazanie zaświadczenia.
Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim wystawionym na formularzu wydrukowanym z systemu popełniono błąd i został on stwierdzony w dniu badania w obecności pacjenta (ubezpieczonego), to lekarz informuje go o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia oraz przekazuje nowe. Lekarz przesyła informację o stwierdzeniu nieważności formularza zaświadczenia lekarskiego do ZUS.

Błędy w e-ZLA

Jeśli w e-ZLA zostanie popełniony błąd, lekarz w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego ustalenia albo otrzymania o nim informacji stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA oraz przekazuje elektronicznie do ZUS informację o stwierdzeniu nieważności e-ZLA oraz nowe zaświadczenie e-ZLA.
Informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, lekarz przekazuje także, w formie pisemnej, pacjentowi (ubezpieczonemu).
Jeśli z informacji udostępnionej na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek ubezpieczonego (np. pracodawca) nie ma profilu na PUE ZUS, informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym błąd został popełniony (albo tę informację wraz z wydrukiem nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA), lekarz przekazuje ubezpieczonemu (np. pracownikowi). Informuje go jednocześnie o obowiązku dostarczenia tych dokumentów płatnikowi składek.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, nie później niż następnego dnia po dniu otrzymania informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd (albo informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA) udostępnia bezpłatnie na profilu PUE płatnika składek:
• informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, płatnikowi składek wskazanemu w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA, w którym został popełniony błąd,
• nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby) płatnikowi składek wskazanemu w nowym zaświadczeniu lekarskim e-ZLA.

Zwolnienia w dotychczasowej – papierowej formie

Do końca 2017 r. lekarz będzie mógł wystawiać papierowe zwolnienia według obecnie obowiązujących zasad. Jeśli wystawi papierowe zwolnienie, będzie musiał poinformować pacjenta o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) czy ZUS (m.in. w przypadku przedsiębiorców) w termie 7 dni od jego otrzymania. Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25% (za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia).

Podstawa prawna:
Art. 1, art. 23, art. 24, art. 26 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066).
Art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.).