UMIESZCZANIE SŁUŻBOWYCH ADRESÓW E-MAIL PRACOWNIKÓW NA STRONIE INTERNETOWEJ PRACODAWCY

stocksnap_w0rus6fwbj

Informacje o pracowniku takie jak np. jego imię i nazwisko, czy właśnie służbowy adres e-mail są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Dane te mogą być wykorzystywane (udostępniane) przez pracodawcę nawet bez zgody pracownika, którego one dotyczą. Wskazuje na to również stanowisko w tej kwestii zawarte w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r. o sygn. I PK 590/02 stwierdzające, iż „nazwisko i imię jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika”. Ponadto Sąd w powyższym wyroku wskazał, że „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – kontrahentami, klientami (…). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (…). Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, ze zgodnie powszechną praktyką są one zasadniczo jawne”.

Zatem kwestia udostępnienia służbowego adresu e-mail, w związku z pełnionymi funkcjami służbowymi nie może być uznana za naruszenie obowiązujących zasad ochrony danych osobowych zawartych w ustawie. Ponadto, kwestie tego typu regulują zwykle regulaminy wprowadzone przez pracodawców na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Bibliografia:

– Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz 966 z późn. zm.),

www.giodo.gov.pl

Rafał Andrzejewski–  Prawnik, audytor , konsultant, wykładowca, autor artykułów w prasie specjalistycznej.

  • Doświadczony prawnik, trener, wykładowca, audytor, ekspert i wieloletni szkoleniowiec (ponad 10 lat)
  • Wieloletni pracownik i konsultant wiodących kancelarii prawnych
  • Współpracuje z największymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce
  • Autor publikacji z zakresu Ochrony Danych Osobowych, Dostępu do Informacji Publicznej, Prawa pracy, mobbingu itp

 

POMAGAMY STWORZYĆ PRAWEM WYMAGANĄ DOKUMENTACJĘ  „na miarę”

Jeżeli macie Państwo  problemy z przygotowaniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, upoważnień, ewidencji upoważnień, umów powierzenia danych)  oferujemy usługi w tym zakresie.

Proponujemy pomoc na trzech poziomach:

–  weryfikacja bieżącej dokumentacji z naniesieniem uwag o błędach – poprawienie dokumentacji

– opracowanie i wdrożenie prawem wymaganej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych 

– definiowanie i rejestracja zbiorów w GIODO (wypełnienie wniosku)

Klient otrzymuje finalnie „produkt” gotowy do wdrożenia (Politykę bezpieczeństwa oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym).

Dokumentacja jest opracowywana w szczegółowy sposób, aby zapewnić jak najlepsze dopasowanie do profilu działalności pod kątem przetwarzanych danych osobowych. Dedykowana dokumentacja wraz z wypełnieniem zapewnia spełnienie wszystkich wymogów ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia do art 39a niniejszej ustawy i przepisów wykonawczych.

Dokumentacja jest przygotowywana indywidualnie przy udziale klienta, który musi udzielić wielu informacji i współpracować na każdym etapie tworzenia dokumentów.

NIE CHCESZ WYKONYWAĆ FUNKCJI ABI?

PRZEJĘCIE FUNKCJI ABI CZYLI KOMPLEKSOWY OUTSOURCING

Outsourcing funkcji administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) to sprawdzona i akceptowana przez GIODO forma przejęcia obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Na czym polega outsourcing ABI?

Przekazują Państwo zespołowi ekspertów wszystkie obowiązki, wymienione po nowelizacji w art. 36a ust. 2 Ustawy o ochronie danych osobowych, m.in. sprawozdawczość,  prowadzenie wewnętrznego jawnego rejestru, szkolenie pracowników, nadawanie i ewidencja upoważnień, opracowanie i aktualizacja dokumentacji.

Powierzenie wyspecjalizowanym osobom świadczenia funkcji zewnętrznego Administratora Bezpieczeństwa Informacji pozwoli Państwu na oszczędność kosztów i czasu oraz  gwarantuje opiekę opiekę prawną najwyższej jakości.

Pełnienie funkcji (lub wsparcie) administratora  bezpieczeństwa informacji (ABI) powołanego  na podstawie art. 36a i zgłoszonego do GIODO  (outsourcing ABI)

Zakres zadań obejmuje:

  • Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
  • Nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych oraz aktualizacja stanu zabezpieczeń w razie zmian organizacyjnych lub prawnych,
  • Opracowanie prawem wymaganej dokumentacji tj. Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym
  • Zarządzanie upoważnieniami, klauzulami poufności,  umowami powierzeniami, obowiązkami informacyjnymi oraz nadzorujemy dokumentację,
  • badanie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych przez Państwa „procesorów” danych osobowych,
  • Zgłaszanie w GIODO zbiory danych osobowych wrażliwych,
  • Organizujemy oraz prowadzimy szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej,
  • Prowadzenie jawnego rejestru zbiorów danych osobowych przetwarzanych w organizacji wg ustalonych zasad.
  • Reprezentowanie zleceniodawcy w kontaktach z GIODO w zakresie kontroli
  • Pomoc w sytuacji wystąpienia incydentów naruszenia ochrony danych osobowych.
  • Konsultacje z zakresu ochrony danych osobowych.
  • udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości związane z ochroną danych osobowych w Państwa organizacji.

Bierzemy  na siebie wszystkie obowiązki związane z ochroną danych osobowych, a Państwo mogą skupić się na swojej głównej działalności

Cena outsourcingu ABI

Cena usługi zależy od: liczby pracowników przetwarzających dane osobowe oraz liczby wykorzystywanych systemów informatycznych.