TERMIN ROZPATRZENIA WNIOSKU O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ

stocksnap_ku273l0wtw

Określenie terminu, w którym organ administracyjny powinien udostępnić wnioskowaną informację, uzależnione jest od prawidłowego ustalenia momentu stanowiącego początek biegu tego terminu. Moment ten wyznacza, zgodnie z art. 13 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.), dzień złożenia wniosku. Biorąc pod uwagę możliwość skorzystania przez wnioskodawcę z pośrednictwa operatora pocztowego, należy uznać, że w takim przypadku termin liczony będzie od dnia dotarcia przesyłki z wnioskiem do organu zobowiązanego do udostępnienia informacji.

W praktyce najwięcej problemów z ustaleniem dnia początku biegu terminu wiąże się z wnioskami składanymi drogą elektroniczną. Wniosek przesłany na oficjalny adres e-mailowy urzędu wywołuje skutek prawny od momentu wprowadzenia wiadomości do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby adresat wniosku o udostępnienie informacji publicznej mógł się z nim zapoznać.

 

Orzecznictwo

Jeżeli wniosek wpłynął na serwer poczty przychodzącej już po godzinach pracy urzędu, to jako dzień złożenia wniosku należy liczyć kolejny dzień pracujący i dopiero od tego dnia liczyć termin na udostępnienie informacji publicznej.

Postanowienie WSA w Lublinie z 18 czerwca 2013 r., sygn. akt II SAB/Lu 209/13

Za brak skutecznego doręczenia wniosku powodującego powstanie obowiązku jego rozpoznania nie można jednak uznać błędnego działania poczty elektronicznej urzędu, np. zakwalifikowania wniosku o udostępnienie informacji publicznej jako spam. Co prawda, w takiej sytuacji organ ma utrudnioną możliwość zapoznania się z treścią wniosku, ale sam ponosi odpowiedzialność za błędne działanie własnej skrzynki poczty elektronicznej. Zgodnie z wyrokiem WSA w Warszawie z 16 maja 2013 r. (sygn. akt II SAB/Wa 65/13), w takim przypadku wniosek o udostępnienie informacji publicznej uważa się za skutecznie doręczony. Warto również pamiętać, że wniosek przesłany drogą elektroniczną wywołuje skutki prawne, również w zakresie zapoczątkowania biegu terminu na jego rozpatrzenie, bez względu na to, czy zawiera tzw. bezpieczny podpis elektroniczny. WSA w Łodzi w wyroku z 25 września 2012 r. (sygn. akt II SAB/Łd 103/12) wskazał, że, zgodnie z art. 16 ust. 2 u.d.i.p., przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) stosuje się przy rozpatrywaniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej tylko w przypadku zamiaru wydania decyzji o odmowie udostępnienia informacji lub umorzenia postępowania i tylko w tych przypadkach można zażądać od wnioskodawcy na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. uzupełnienia wniosku przez opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to, że jeżeli organ bezpodstawnie wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia podpisu na wniosku przesłanym elektronicznie, to takie wezwanie nie powoduje przesunięcia terminu na rozpatrzenie wniosku, a po jego upływie organ znajdzie się w bezczynności.

Termin

Ustawa przewiduje dwa terminy na udostępnienie informacji na wniosek: podstawowy i przedłużony. W przypadku informacji publicznej udostępnianej w trybie wnioskowym ustawodawca w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. wskazał, że udostępnienie informacji publicznej następuje bez zbędnej zwłoki w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.

Termin podstawowy jest terminem, w którym organ powinien dokonać pierwszej czynności skierowanej do wnioskodawcy, tj. udostępnić informację, powiadomić wnioskodawcę, że żądana informacja nie ma cech informacji publicznej, wydać decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia informacji, względnie powiadomić o przedłużeniu terminu na udostępnienie informacji, na co zwrócił uwagę WSA w Warszawie w wyroku z 14 marca 2014 r. (sygn. akt II SAB/Wa 654/13).

Do terminu podstawowego odnosi się również norma zawarta w art. 10 ust. 2 u.d.i.p., zgodnie z którym informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku. WSA w Rzeszowie w wyroku z 7 listopada 2007 r. (sygn. akt II SA/Rz 438/07) wyjaśnił, że regulacja ta ma na celu zminimalizowanie procedur biurokratycznych, stanowiących niejednokrotnie dla obywatela duże utrudnienie. Ponieważ jednak ustawodawca nie wskazał kryteriów oceny informacji, które mogą być udostępnione niezwłocznie, to pozostawił ocenę w tym zakresie uznaniu organu udostępniającego informację. Organ taki może ocenić, że informacja nie może zostać udostępniona niezwłocznie i zastosować termin podstawy z art. 13 ust. 1 u.d.i.p.

Orzecznictwo

Zastosowanie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. dopuszczalne jest wyłącznie dla przedłużenia terminu na udostępnienie informacji. Przedłużenie terminu jest aktualne wyłącznie wtedy, gdy udostępnienie informacji co do zasady ma nastąpić, tylko nie jest to możliwe w terminie 14 dni, nie zaś wtedy, gdy organ zamierza wydać rozstrzygnięcie oparte o art. 16 u.d.i.p. i odmówić udostępnienia informacji.

Wyrok WSA w Łodzi z 23 września 2008 r., sygn. akt II SA/Łd 33/08

Jednak, zgodnie z art. 13 ust. 2 u.d.i.p., może dojść do przedłużenia 14-dniowego terminu na udostępnienie informacji, jeżeli wnioskowana informacja w podstawowym terminie nie może zostać udostępniona. W takim przypadku należy w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku poinformować wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o nowym terminie udostępnienia informacji, który nie może jednak być dłuższy niż dwa miesiące.

Moment udostępnienia informacji

Organ będący adresatem wniosku o udostępnienie informacji, co do zasady, powinien udostępnić wnioskowaną informację w terminie podstawowym lub przedłużonym w formie wskazanej we wniosku. Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 1 u.d.i.p., udostępnienie informacji na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem. W ocenie WSA w Warszawie, w wyroku z 8 lipca 2010 r. (sygn. akt II SAB 112/10), nie można uznać, że organ nie pozostaje w bezczynności, gdy wprawdzie odpowiada na wniosek strony, jednak jego stanowisko zawarte w tej odpowiedzi nie odnosi się do zakresu czy formy wnioskowanej informacji. Dopiero zatem udostępnienie informacji na temat i w formie wskazanej przez wnioskodawcę w terminie określonym w art. 13 u.d.i.p. pozwala na przyjęcie, że termin udostępnienia informacji został dochowany.

Na marginesie warto zauważyć, iż ustawodawca w art. 14 ust. 2 u.d.i.p. wskazał, że jeżeli organ nie dysponuje środkami technicznymi umożliwiającymi udostępnienie w sposób i w formie określonej przez wnioskodawcę, to powinien powiadomić pisemnie wnioskodawcę o tym fakcie oraz wskazać, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. W świetle wyroku WSA w Warszawie z 15 września 2011 r. (sygn. akt II SA/Wa 1405/11) przepis ten stanowi ochronę dla podmiotów zobowiązanych do udostępnienia informacji publicznej, które jedynie z przyczyn technicznych nie mogą udzielić jej w sposób lub w formie wskazanej we wniosku. Jeżeli tylko organ dopełni obowiązku informacyjnego wobec wnioskodawcy i zaproponuje alternatywną formę udostępnienia informacji, to nie będzie można uznać, że termin został przekroczony.

Bezczynność w udostępnieniu informacji

Organ będący adresatem wniosku o udostępnienie informacji publicznej we wskazanych wyżej terminach powinien podjąć przewidziane prawem działania. Ewentualne ich niepodjęcie lub podjęcie działań nieprawidłowych kwalifikowane jest przez sądy administracyjne jako bezczynność w udostępnieniu informacji publicznej.

Należy pamiętać, że podjęcie nawet w terminie 14 dni innych, nieprzewidzianych prawem, działań oznacza, że obowiązek nie został zrealizowany w terminie. NSA w wyroku z 11 września 2012 r. (sygn. akt I OSK 916/12) wskazał, że takim nieprawidłowym działaniem pozwalającym na postawienie zarzutu bezczynności jest m.in. wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie udostępnienia informacji publicznej czy wydanie postanowienia o przekazaniu wniosku do właściwego organu. Wydanie takich postanowień ze względu na ograniczone stosowanie k.p.a. jest w postępowaniu o udostępnienie informacji niedopuszczalne. Podobnie, zgodnie z wyrokiem WSA w Łodzi z 10 maja 2012 r. (sygn. akt II SAB/Łd 46/12), w omawianym postępowaniu nie może dojść do pozostawienia wniosku o udostępnienie informacji publicznej bez rozpoznania.

Aby zabezpieczyć się przed zarzutem bezczynności, adresat wniosku o udostępnienie informacji publicznej w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku powinien: udostępnić wnioskowaną informację (art. 13 ust. 1 u.d.i.p.), powiadomić stronę o przesunięciu terminu (art. 13 ust. 2 u.d.i.p.), wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji (art. 16 ust. 1 u.d.i.p.), powiadomić wnioskodawcę o nieposiadaniu żądanej informacji, powiadomić wnioskodawcę o nieposiadaniu przez żądaną informację cech informacji publicznej albo powiadomić wnioskodawcę o wysokości opłaty wynikającej z dodatkowych kosztów wynikających ze wskazanego we wniosku sposobu udostępnienia informacji (art. 15 u.d.i.p.).

Przekroczenie terminu może nastąpić również poprzez podjęcie przewidzianej prawem czynności, która jednak w realiach konkretnego przypadku nie powinna zostać podjęta. Typowym przykładem jest tu powiadomienie wnioskodawcy pismem, że żądana informacja nie jest informacją publiczną w sytuacji, gdy wnioskowana informacja spełnia kryteria informacji publicznej wynikające z art. 1 ust. 1 u.d.i.p. NSA w wyroku z 12 czerwca 2013 r. (sygn. akt I OSK 488/13) uznał, że w sprawach o udostępnienie informacji skarga na bezczynność przysługuje nie tylko w przypadku klasycznego „milczenia” adresata wniosku, lecz także w sytuacji, kiedy podmiot ten uznaje, że żądana informacja nie spełnia ustawowej definicji informacji publicznej. W takim przypadku sąd administracyjny, rozpatrujący skargę na bezczynność, zobowiązany jest do rozstrzygnięcia, czy wnioskowana informacja ma cechy informacji publicznej.

Orzecznictwo

W pewnych przypadkach nawet udostępnienie żądanych dokumentów może podlegać ocenie przez pryzmat zarzutu bezczynności. (…) Zakres dokonanej anonimizacji żądanego dokumentu może niweczyć pożądany przez stronę rezultat w postaci uzyskania informacji o konkretnie wskazanych sprawach publicznych i w takim przypadku należy ocenić, czy przez zbyt szeroką anonimizację nie doszło do powstania stanu bezczynności.

Wyrok WSA w Warszawie z 7 sierpnia 2013 r., sygn. akt II SAB/Wa 185/13

Pomimo dość rygorystycznego interpretowania przez sądy administracyjne stanu bezczynności, organ, na którego w tym zakresie została wniesiona skarga, dysponuje szerokimi możliwościami obrony przed zarzutem bezczynności. Przede wszystkim może próbować wykazać, że żądana informacja nie jest informacją publiczną albo wniosek został złożony do niewłaściwego organu. Dopiero bowiem po ustaleniu tych zagadnień sąd administracyjny, zgodnie z wyrokiem WSA w Gliwicach z 22 listopada 2012 r. (sygn. akt IV SAB/Gl 122/12), może przejść do drugiego etapu kontroli i ocenić, czy w sprawie doszło do bezczynności. Ponadto część sądów administracyjnych przyjmuje za postanowieniem NSA z 23 kwietnia 2010 r. (sygn. akt I OSK 646/10), że jeżeli wnioskowana informacja została udostępniona nawet po wniesieniu skargi na bezczynność, to fakt ten stanowi przesłankę do umorzenia postępowania sądowego. Należy zaznaczyć, że nie jest to pogląd powszechny, ale w każdym razie udostępnienie nawet w toku postępowania sądowoadministracyjnego żądanej informacji powinno zostać uwzględnione przy ocenie, czy bezczynność miała charakter rażący.

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 10 ust. 2, art. 13 ust. 1, art. 13 ust. 2, art. 14 ust. 1, art. 14 ust. 2, art. 15, art. 16 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 782; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)
  • art. 64 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 702)

Rafał Andrzejewski–  Prawnik, audytor , konsultant, wykładowca, autor artykułów w prasie specjalistycznej.

  • Doświadczony prawnik, trener, wykładowca, audytor, ekspert i wieloletni szkoleniowiec (ponad 10 lat)
  • Wieloletni pracownik i konsultant wiodących kancelarii prawnych
  • Współpracuje z największymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce
  • Autor publikacji z zakresu Ochrony Danych Osobowych, Dostępu do Informacji Publicznej, Prawa pracy, mobbingu itp