JAKIE DANE OSOBOWE MOŻNA PRZETWARZAĆ PODCZAS PROCESU REKRUTACJI?

trudny-klient

Zakres danych osobowych, jakie osoba rekrutująca może zażądać od kandydatów do pracy szczegółowo określa art. 221 § 1 Kodeksu Pracy. Są to:

– imię (imiona) i nazwisko,

– imiona rodziców,

– data urodzenia,

– miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

– wykształcenie,

– przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

 

Do przetwarzania powyższych danych osobowych nie jest wymagana zgoda kandydata, ponieważ ich przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełniania obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.) w związku z

ustawą z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Co w sytuacji kiedy przetwarzamy szerszy zakres danych?

Zakres danych  w art. 221 § 1 Kodeksu Pracy jest dość ubogi, Pracodawca może jednak przetwarzać dane kandydata w szerszym zakresie o ile wyrazi on na to zgodę (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Przyjmuje się, że nawet uzyskana zgoda na szerszy zakres danych kandydata nie uprawnia pracodawcy do żądania danych nieadekwatnych, nadmiernych lub niezwiązanych z celem przetwarzania, np. informacji o orientacji seksualnej, nałogach.

Gdy kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celu rekrutacji na konkretne stanowisko pracy to  pracodawca po zakończonym procesie rekrutacyjnym nie będzie posiadał podstawy prawnej umożliwiającej mu wykorzystanie danych kandydata w innych procesach rekrutacyjnych. Po zakończonej rekrutacji pracodawca zobowiązany będzie  usunąć wszystkie dane  kandydata.

Inna sytuacja wystąpi gdy osoba ubiegająca się o pracę wyrazi zgodę na przetwarzanie jej danych na poczet aktualnej, jak i przyszłych rekrutacji. Wówczas pracodawca będzie mógł przetwarzać dane w późniejszych rekrutacjach.

Zdjęcie

Jeszcze do dnia 27.09.2006r. kandydaci byli zobowiązani dostarczyć pracodawcy „wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii”. Powyższy zapis został wykreślony przez rozporządzenie MPiPS z 22 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Tutaj także nie odnajdziemy podstawy prawnej żądania przez pracodawcę zdjęcia.

Reasumując: żądanie zdjęcia od kandydata od pracy czy pracownika co do zasady nie wynika ani z przepisów Kodeksu Pracy ani z Rozporządzenia.

Odpowiedź na powyższe pytanie znajdziemy także w oficjalnym serwisie GIODO-http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/4859/j/pl/

„Zakres danych, jaki może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22 1 Kodeksu pracy. Nie ma w nim wymienionego wizerunku. Z uwagi jednak na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma zdjęcia pracownika, to pracodawca, aby  móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firm, musi – co do zasady – pozyskać na to zgodę pracownika. Tym samym zostaje spełniona przesłanka z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu”

GIODO wskazuje dwie przesłanki legalności przetwarzania wizerunku pracownika, tj. zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt. 1 uodo) i usprawiedliwiony interes administratora danych (art. 23 ust. 1 pkt. 5 uodo) w zależności od tego w jakim celu miałby wizerunek być przetwarzany. W przypadku pytania zadanego na początku artykułu należy odpowiedzieć iż wykorzystywanie wizerunku pracownika możliwe jest:

  1. co do zasady (mogą wystąpić wyjątki ze względu na specyfikę świadczonej pracy) na podstawie usprawiedliwionego interesu w odniesieniu do wyrabiania identyfikatorów dla pracowników.
  2. co do zasady na podstawie dobrowolnej i niewymuszonej ani niedomniemanej zgody w odniesieniu do zamieszczenia zdjęcia pracownika w Intranecie, na powszechnie dostępnej stronie internetowej firmy lub na tablicy w siedzibie pracodawcy.

Prawo autorskie a wizerunek

Dodatkowo należy  pamiętać, że wizerunek to nie tylko temat danych osobowych, ale również  związany jest z  prawem autorskim, które są regulowane przez  ustawę z 2 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90 poz. 631 z późn. zm.). Jednym z zagadnień uregulowanych w ustawie jest kwestia rozpowszechniania wizerunku. Stosownie do art. 81 ustawy Prawo autorskie, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na niej przedstawionej. Nie dotyczy to sytuacji, gdy osoba ta jest powszechnie znana (co oznacza, że można publikować bez zgody wizerunek sportowców, cele-brytów  osób publicznych, itd.) lub wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenia o niekaralności można wymagać wyłącznie wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie kandyduje na stanowisko, dla którego przepisy prawa przewidują wymóg niekaralności. Dotyczy to ściśle określonych grup zawodowych, m.in. pracowników i urzędników służby cywilnej, pracowników ochrony, policjantów, żołnierzy, strażaków itp. Zgodnie z art. 6 ustawy  z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym pracodawca ma prawo uzyskać bezpośrednio z Krajowego Rejestru Karnego informacje w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Referencje

Pracodawca przeprowadzający rekrutację nie może żądać od kandydatów referencji.  Pracodawca może posiadać referencje tylko  na podstawie zgody osoby.

Rafał Andrzejewski–  Prawnik, audytor , konsultant, wykładowca, autor artykułów w prasie specjalistycznej.

  • Doświadczony prawnik, trener, wykładowca, audytor, ekspert i wieloletni szkoleniowiec (ponad 10 lat)
  • Wieloletni pracownik i konsultant wiodących kancelarii prawnych
  • Współpracuje z największymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce
  • Autor publikacji z zakresu Ochrony Danych Osobowych, Dostępu do Informacji Publicznej, Prawa pracy, mobbingu itp