E-ZLA W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH

laptop and stethoscope

Czy wydruk e- ZLA trzeba doręczyć pracodawcy?

Tak, jeśli zostanie wydany pacjentowi, którego pracodawca nie będzie miał profilu na PUE. Jeżeli natomiast wydruk e-ZLA zostanie przekazany na żądanie pacjenta (a zwolnienie trafi do pracodawcy elektronicznie), to nie trzeba go nikomu przekazywać. Taki wydruk stanowi jedynie potwierdzenie dla pacjenta, że e-ZLA zostało wystawione.

 

 

 

 

 

Kiedy pracownik czy inny ubezpieczony, któremu wystawiono e-ZLA powinien wystąpić z wnioskiem o zasiłek?

Wniosek o zasiłek przewidziany jest tylko w przypadku, gdy zasiłek wypłaca ZUS. E-ZLA trafia do ZUS automatycznie a pracownik czy inny ubezpieczony, któremu ZUS wypłaca zasiłek, powinien wystąpić z wnioskiem. Może go złożyć wykorzystując odrębny druk. Taki wniosek stanowi jednak także:

    • zaświadczenie pracodawcy (płatnika składek) wystawione na druku ZUS Z-3 (w przypadku pracowników) czy ZUS Z-3b (w przypadku przedsiębiorców),
    • wydruk e-ZLA.

Ubezpieczony może wybrać dogodną dla siebie formę wniosku.

Czy w 2016 roku mogę otrzymać od lekarza zwolnienie papierowe – takie jak obecnie?

Tak. Elektroniczne zwolnienia lekarskie będą wystawiane od 1 stycznia 2016 r. Jednak do 31 grudnia 2017 r. lekarze będą mogli wystawiać również zwolnienia papierowe w dotychczasowej formie. O sposobie wystawiania zwolnień do końca 2017 roku  decyduje lekarz.

Kiedy pacjent będzie otrzymywał wydruk wystawionego przez lekarza elektronicznego zwolnienia?

Na swoje żądanie oraz w przypadku, gdy jego płatnik składek nie posiada profilu na Platformie Usług Elektronicznych. W takich przypadkach lekarz będzie przekazywał  wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, opatrzony jego podpisem i pieczątką. Oznacza to, że lekarz najpierw będzie wystawiał zwolnienie w formie elektronicznej, a następnie drukował  je, podpisywał  i wręczał pacjentowi.

Dziecko zostało zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego przez ojca. Czy lekarz będzie widział w systemie, że jest ono ubezpieczone, gdy przyjdzie z nim na wizytę matka dziecka i dla niej będzie wystawiane zwolnienie na opiekę?

Nie. Informacja o ubezpieczeniu zdrowotnym dziecka pojawi się tylko wtedy, gdy zostało ono zgłoszone do ubezpieczenia  przez osobę, dla której jest wystawiane zwolnienie. W przypadku braku danych o członku rodziny zgłoszonym do ubezpieczenia zdrowotnego lekarz może samodzielnie uzupełnić te dane – datę urodzenia i typ pokrewieństwa.

Jak lekarz wydrukuje e-ZLA na wizycie domowej?

Kwestie techniczne związane z wystawianiem zwolnień elektronicznych pozostają poza kompetencją ZUS. Należy pamiętać, że wydruk elektronicznego zwolnienia jest niezbędny tylko w przypadku, gdy płatnik składek pacjenta nie ma profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Ponadto istnieje możliwość wystawienia zwolnienia na formularzu wydrukowanym wcześniej w tym celu z systemu.

Czy elektroniczne zwolnienia lekarskie będą podlegały systemowej weryfikacji formalnej pod względem kompletności i poprawności wypełnienia? Czy przykładowo weryfikowana będzie np. data wystawienia zwolnienia? 

Tak, przewidziane są reguły weryfikacji dla elektronicznych zwolnień lekarskich.

Czy w wystawionym e-ZLA pracodawca będzie widział kod choroby? Aktualnie kopia zwolnienia lekarskiego przeznaczona dla pacjenta nie zawiera tych danych.

Nie. Zwolnienie elektroniczne przeznaczone dla płatnika składek nie będzie zawierało numeru statystycznego choroby.

Czy jeśli  lekarz wystawi e-ZLA (zostanie ono wysłane do ZUS i pracodawcy) to pacjent ma możliwość rezygnacji z takiego zwolnienia i przyjścia do pracy albo skorzystania urlopu wypoczynkowego zamiast zwolnienia lekarskiego?

Wystawione zaświadczenie lekarskie świadczy o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby albo o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Orzekanie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny:

    • następuje po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny;
    • jest dokumentowane w dokumentacji medycznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2012 r. poz. 159z późn. zm.).

Jeśli po wystawieniu e-ZLA ubezpieczony stwierdzi, że nie będzie korzystał z tego zwolnienia lekarskiego to  kwestia ustaleń w tym zakresie między pracownikiem a pracodawcą nie pozostaje w gestii ZUS.

Ile czasu ma lekarz na przesłanie e-ZLA do zakładu pracy?

Zwolnienie lekarskie jest wystawione w momencie podpisania go z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. W portalu Platformy Usług Elektronicznych podpisanie zwolnienia jest zintegrowane z jego wysyłką do ZUS a także dla płatnika składek. ZUS udostępnia bezpłatnie zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na jego profilu  na PUE nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia .

Co zrobi lekarz jeśli e-ZLA nie dotrze do ZUS?

Lekarz otrzymuje z ZUS urzędowe poświadczenie przedłożenia każdego e-ZLA, które wpłynęło do ZUS. Jeśli takiego poświadczenia nie otrzyma, powinien wystawić e-ZLA ponownie.

Od kogo można otrzymać kserokopię e-ZLA – od lekarza czy z ZUS?

Nie można wykonać kserokopii elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (§ 36 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych; tekst jednolity Dz.U. z 2015 roku poz. 971) dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę.

Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności:

  1. jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym,
  2. datę wykonania wydruku.

Tak wynika z § 37 wymienionego wyżej rozporządzenia.

Uwierzytelnienie dokumentu polega na opatrzeniu wydruku dokumentu elektronicznego podpisem osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu oraz informacją, wskazującą na zgodność treści wydruku z treścią dokumentu sporządzonego w formie elektronicznej.

Czy pacjent zostanie poinformowany, jeśli elektroniczne zwolnienie lekarskie  zostanie zwrócone do korekty?

Zwolnienia elektroniczne nie są zwracane do korekty. Jeśli lekarz stwierdzi nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, powiadamia  o tym pacjenta (ubezpieczonego) w formie pisemnej.  Zawiadamia go równocześnie o obowiązku doręczenia tej informacji płatnikowi składek, jeśli płatnik nie posiada profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeżeli płatnik składek posiada profil na PUE ZUS, informacja o unieważnieniu błędnego zwolnienia zostanie przekazana przez ZUS na profil płatnika.

Gdy lekarz po unieważnieniu błędnego zwolnienia wystawi nowe elektroniczne, to wydruk tego nowego zaświadczenia lekarskiego dla płatnika składek (nie posiadającego profilu na PUE) lekarz także przekazuje pacjentowi (ubezpieczonemu). Informuje go równocześnie o obowiązku doręczenia wydruku nowego zaświadczenia lekarskiego płatnikowi składek.

Czy ubezpieczony zwolniony jest z obowiązku przekazywania informacji płatnikowi (mającemu profil na PUE ) o absencji chorobowej związanej ze zwolnieniem lekarskim?

Nowelizacja ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie wprowadziła zmian w przepisach z zakresu prawa pracy. Jeśli płatnik składek ma profil na Platformie Usług Elektronicznych, to ubezpieczony nie musi dostarczać mu zwolnienia lekarskiego  wystawionego  w formie elektronicznej.

W jaki sposób płatnik niebędący osobą fizyczną (szkoła) zatrudniający 145 osób może założyć profil na PUE? Czy konieczna jest wizyta w tym celu dyrektora albo ewentualnie  upoważnionego pracownika w oddziale ZUS?

Profil na PUE zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu pracy.

Ewentualnego pełnomocnictwa musi udzielić osoba/osoby uprawnione do reprezentowania płatnika. Kwestia reprezentacji jest regulowana odrębnymi przepisami, w zależności od rodzaju podmiotu będącego płatnikiem. Prawidłowość pełnomocnictwa bada organ, któremu zostało ono przedłożone, tj. terenowa jednostka ZUS, w której zostanie ono złożone.

Osobista wizyta w ZUS jest niezbędna, jeśli osoba zakładająca profil nie posiada certyfikatu kwalifikowanego ani profilu zaufanego ePUAP, którymi mogłaby uwierzytelnić swoją tożsamość. Pełnomocnictwo może być złożone w jednostce ZUS lub przesłane pocztą.

Podczas rejestracji profilu na PUE trzeba podać imię i nazwisko oraz numer PESEL, a nie dane pracodawcy (nazwę zakładu pracy, adres, NIP itd.). Księgowa może się zwolnić.  Wtedy pracodawca zostaje bez swojego profilu?  Jak tego uniknąć?

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Przepis ten dotyczy nie tylko osób prawnych, lecz także państwowych (samorządowych) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej.

Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek będący osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu. Płatnik może udzielić takiego pełnomocnictwa więcej niż jednej osobie fizycznej, aby uniknąć sytuacji, że żadna osoba fizyczna nie będzie upoważniona do dostępu do profilu płatnika składek.

Czy mocodawca (płatnik składek) może udzielić pełnomocnictwa ZUS-PEL kilku osobom (pełnomocnikom), aby mieli dostęp do jego PUE, w tym do e-ZLA?

Tak. Płatnik składek może udzielić pełnomocnictwa na formularzu ZUS-PEL więcej niż jednej osobie fizycznej.

Co z płatnikami, u których występują częste zmiany w liczbie ubezpieczonych? Czy raz założony profil na PUE i elektroniczna wersja zwolnień będą już dla nich obowiązkowe?

Obowiązek założenia profilu informacyjnego płatnika składek mają firmy, które są zobowiązane rozliczać się z ZUS w formie elektronicznej. Jeśli płatnik składek w grudniu 2015 r. będzie zobowiązany do rozliczenia się z ZUS w formie elektronicznej, musi założyć profil informacyjny na PUE do końca 2015 r. Jeśli obowiązek elektronicznego rozliczania się powstanie później,  płatnik będzie musiał założyć profil na PUE.

Płatnicy składek, którzy utworzyli profil informacyjny płatnika składek, są obowiązani do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie  będą musieli  przekazywać dokumentów do ZUS w formie elektronicznej, czyli np. w przypadku spadku zatrudnienia.

Przy łączeniu się z PUE wykorzystuję certyfikat i upoważnienie złożone w ZUS przez moich pracodawców. Czy to wystarczy do otrzymywania informacji o elektronicznych zwolnieniach?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia bezpłatnie na profilu informacyjnym płatnika składek  zakładkę „Zaświadczenie lekarskie”. Jeśli więc dana osoba obecnie ma dostęp do profilu płatnika składek to  po 1 stycznia 2016 r. automatycznie na tym profilu uzyska  dostęp do nowych funkcjonalności.

Czy jeśli płatnik ma profil na PUE to zatrudnieni u niego lekarze będą mogli automatycznie korzystać z niego i wystawiać elektroniczne zwolnienia? Czy jest to tylko profil dla płatnika do pobierania e-ZLA a u lekarzy na komputerach musi być założony inny profil, umożliwiający wystawianie zwolnień? Czy  można  to  zrobić automatycznie, np. dla 30 komputerów?

W celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy swój profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Jest to inny profil, niż profil płatnika składek, zatrudniającego lekarzy. Płatnik nie może wykonać tych czynności za lekarza.

Lekarz musi założyć swój profil w standardowy sposób (szczegółowe informacje na http://www.zus.pl/ – PUE krok po kroku – rejestracja, logowanie i ustawienia profilu. Profil nie jest związany ze sprzętem komputerowym, lecz z tożsamością osoby logującej się do niego.

Czy płatnik musi założyć profil na PUE?

Tak, gdy jest zobowiązany do przekazywania elektronicznie dokumentów ubezpieczeniowych. Obowiązek ten musi wykonać nie później niż do 31 grudnia 2015 r. Pozostali płatnicy składek mogą taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go jednak nie utworzą zobowiązani są do końca 2015 roku poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania wydruku zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.

Czy pracodawca musi przekazać wydruk e-ZLA do ZUS?

Nie. Pracodawca, który otrzyma od swojego pracownika wydruk e-ZLA (bo nie ma profilu na PUE) nie musi przekazywać go do ZUS. E-ZLA trafi do ZUS automatycznie po wystawieniu przez lekarza. Jednak pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków będzie musiał przekazać do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty m.in. zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3.

W jakiej zakładce na PUE będą widoczne elektroniczne zwolnienia lekarskie?

Na profilu informacyjnym płatnika składek zaświadczenia lekarskie będą dostępne w formie:

    • dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki) oraz
    • danych, przetworzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (w nowej zakładce „Zaświadczenia lekarskie”).

Czy w związku z wystawianiem przez lekarzy od 1 stycznia 2016 r. elektronicznych zwolnień  płatnik składek, np. spółka z o.o. musi założyć konto na PUE?

Profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS muszą założyć płatnicy, którzy zobowiązani są do przekazywania elektronicznie dokumentów ubezpieczeniowych. Obowiązek ten muszą wykonać nie później niż do 31 grudnia 2015 r. Pozostali płatnicy składek mogą taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go jednak nie utworzą, zobowiązani są do końca 2015 roku poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania im wydruku zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.

Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu lub biura rachunkowego.

Jak założyć profil płatnika na PUE ZUS aby mieć dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich?

Nie zmieniają się zasady zakładania profili na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) ani kwestie związane z udzielaniem pełnomocnictw. Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek będący osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu lub biura rachunkowego.

Osoba fizyczna musi założyć swój profil w standardowy sposób (szczegółowe informacje w instrukcji PUE krok po kroku. Natomiast pełnomocnictwo należy złożyć w terenowej jednostce ZUS, osobiście lub za pośrednictwem poczty. Jeśli pełnomocnictwo zostało udzielone w formie elektronicznej (na formularzu ZUS-PEL), może zostać przesłane do ZUS z PUE (przez płatnika – mocodawcę, posiadającego swój profil na PUE).

Kto ma założyć profil na PUE w celu odbierania zwolnień lekarskich, gdy spółka ma kilku właścicieli?

Przepisy nie regulują, kto powinien mieć dostęp do profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Płatnik składek nie będący osobą fizyczną działa przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, którzy mogą wskazać osobę upoważnioną do czynności przed ZUS.

Po jakim czasie od wystawienia e-ZLA będzie ono widoczne na PUE?

Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentów elektronicznych będą przekazywane płatnikom on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza. Natomiast dane o zaświadczeniach lekarskich będą dostępne po przetworzeniu w Kompleksowym Systemie Informatycznym  ZUS (należy uwzględnić cykle przetwarzania).

Dlaczego nie można założyć profilu na PUE na zakład pracy?

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu postepowania administracyjnego strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Przepis ten  dotyczy nie tylko osób prawnych, lecz także państwowych (samorządowych) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej.

Do osób prawnych ma zastosowanie  art. 38 kodeksu cywilnego. W jego myśl  osoba prawna działa poprzez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. W razie gdy stroną postępowania administracyjnego jest osoba prawna, organ administracji publicznej powinien ocenić, czy w sprawie występuje należycie umocowany przedstawiciel tej osoby prawnej.

Sposób uzyskania dostępu do roli płatnika składek w przypadku płatników niebędących osobami fizycznymi wynika z Regulaminu Nowego Portalu Informacyjnego ZUS.

Czy zakład pracy może upoważnić, np. pracownika do odbioru elektronicznych zwolnień lekarskich?

Tak. Płatnik składek, który jest zobowiązany rozliczać się z ZUS w formie elektronicznej, musi założyć profil informacyjny na Platformie Usług Elektronicznych do końca 2015 roku. Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej.

Płatnik składek będący osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil może być założony i dla płatnika – osoby fizycznej i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.

Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała tylko osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.

Czy będzie można korzystać z PUE z wyłączeniem modułu elektronicznych zwolnień lekarskich?

Nie. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia bezpłatnie płatnikowi składek zakładkę „Zaświadczenie lekarskie” na profilu informacyjnym płatnika składek. Nie ma odrębnego modułu elektronicznych zwolnień. Osoba posiadająca dostęp do roli płatnika składek ma również dostęp  do danych o zwolnieniach lekarskich.

Czy biuro rachunkowe prowadzące rozliczenia płatnika może mieć dostęp do elektronicznych zwolnień wystawianych pracownikom tego płatnika?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek. W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek obsługiwany przez biuro rachunkowe może udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura rachunkowego. Osoba, której zostanie udzielone pełnomocnictwo, będzie miała dostęp do pełnego profilu płatnika, w tym do zaświadczeń lekarskich.

Czy do odbierania elektronicznych zaświadczeń lekarskich konieczne jest  zarejestrowanie upoważnienia ZUS-PEL w pełnym zakresie czy tylko do korespondencji?

W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Udzielenie pełnomocnictwa do korespondencji nie daje dostępu do profilu płatnika, a zatem nie daje dostępu do zaświadczeń lekarskich.

Jak będą dostarczane e-ZLA, gdy pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy?

Dla każdego płatnika składek będzie wystawiane odrębne zaświadczenie lekarskie. Każdy płatnik posiadający profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS otrzyma zwolnienie elektronicznie. Natomiast płatnik składek, który nie założy  profilu na PUE otrzyma od swojego pracownika wydruk zwolnienia lekarskiego, z pieczątką i podpisem lekarza.

Jak będą dostarczane zwolnienia dla pracodawców zatrudniających do 5 osób?

Jeśli pracodawca nie założy profilu na PUE nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA na profil płatnika składek. W takiej sytuacji lekarz po wystawieniu elektronicznego zwolnienia będzie musiał wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik będzie musiał dostarczyć swojemu pracodawcy.

Jakie są konsekwencje dla płatnika rozliczającego składki za więcej niż 5 osób, który nie założy profilu na PUE do 31 grudnia 2015 roku?

Przepisy nie przewidują sankcji za niewypełnienie tego obowiązku. Gdy płatnik składek nie założy profilu na PUE pozbawia się dostępu do danych o elektronicznych zwolnieniach lekarskich. Nie ma to wpływu na możliwość wystawienia takich zwolnień przez lekarza.

Czy e-ZLA mogą być wysyłane na adres e-mail zakładu pracy?

Nie. Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentu elektronicznego nie mogą być wysyłane na adres e-mail płatnika składek (pracodawcy). Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia bezpłatnie elektroniczne zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika składek.

Czy pracodawca, który dostanie wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi elektronicznego zwolnienia lekarskiego będzie musiał czekać na zaświadczenie w oryginale aby wypłacić zasiłek?

Nie. Płatnik składek, który ma profil na PUE, będzie otrzymywał dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego (na wydzieloną część skrzynki „Dokumenty i wiadomości”), niezwłocznie po wystawieniu go przez lekarza. Dokumenty w formie elektronicznej stanowią dowód do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Czy po otrzymaniu e-ZLA płatnik będzie zobowiązany do jego wydrukowania? Czy będzie import zwolnień do programów Płatnik, IPP?

Nie ma potrzeby drukowania dokumentu elektronicznego. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego są dokumenty w formie elektronicznej. Kwestia zmiany funkcjonalności programu Płatnik będzie rozważana przez ZUS.

Jakie dokumenty po wystawieniu e-ZLA musi przekazać do ZUS pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków?

Pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków powinien przekazać do ZUS zaświadczenie ZUS Z-3 albo ZUS Z-3a, które jest traktowane na równi z wnioskiem o zasiłek (nie ma wówczas potrzeby składania odrębnego wniosku o zasiłek).

Jeżeli zwolnienie dotyczy opieki, niezbędny jest także wypełniony przez ubezpieczonego wniosek (ZUS Z-15). Może być także potrzebne zaświadczenie lekarskie wystawione przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, jeżeli lekarz nie zelektronizował tego zaświadczenia.

Czy do wypłaty zasiłku przez ZUS wystarczające będzie przedstawienie przez płatnika zaświadczenia Z-3 albo odpowiednio Z-3a, Z-3B? Czy jeżeli płatnik nie przedłoży np. Z-3, to ZUS ma obowiązek w terminie 7 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego  wystąpić o to zaświadczenie i inne niezbędne dokumenty, np. Z-15?

Gdy do wypłaty zasiłków właściwy jest ZUS, postępowanie wszczyna się na podstawie:

    • wniosku, tj. wystawionego przez płatnika składek zaświadczenia ZUS Z-3, ZUS Z-3a, ZUS Z-3b albo wniosku o zasiłek chorobowy ZAS-53 wystawionego przez ubezpieczonego dostępnych na PUE, albo
    • wniosku na formularzu Z-15 – w przypadku, gdy zwolnienie lekarskie dotyczy opieki, albo
    • wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego.

Wniosek o zasiłek może być złożony także w dowolnej formie pisemnej, jeśli zawiera wymagany zakres informacji.

Wystawione przez lekarza i przesłane do ZUS w formie elektronicznej zaświadczenie lekarskie e-ZLA nie stanowi dla ZUS podstawy do wszczęcia postępowania w sprawie zasiłku.

Czy pracodawca musi posiadać podpis kwalifikowany aby odbierać e-ZLA?

Nie. Do pobrania dokumentów zaświadczeń lekarskich oraz do dostępu do danych o zwolnieniach lekarskich nie jest potrzebny certyfikat kwalifikowany ani profil zaufany ePUAP. Niezbędny jest wyłącznie dostęp do profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych.

Jak płatnik składek będzie zgłaszał na PUE kontrolę prawidłowości wystawionego zaświadczenia lekarskiego?

Płatnik składek bezpośrednio pod danymi o elektronicznych zaświadczeniach lekarskich będzie miał udostępnioną funkcję „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia”. Skorzystanie z niej skutkuje uzupełnieniem odpowiednich danych (o zaświadczeniu lekarskim) w formularzu wniosku.

Zarówno obecnie, jak i od 1 stycznia 2016 r. płatnik składek ma możliwość  złożenia  do ZUS formularza OL-2 (Wniosku pracodawcy o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego), korzystając ze standardowych ścieżek wypełniania i wysyłki dokumentów. Formularz jest dostępny na Platformie Usług Elektronicznych. Stosuje się go również do papierowych ZUS ZLA.

Co będzie widział płatnik na swoim profilu na PUE po kontroli  zwolnienia lekarskiego pracownika?

W przypadku wystawienia przez lekarza orzecznika ZUS „Zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS” (ZUS ZLA/K), informacja o skorygowaniu zwolnienia będzie widoczna na profilu PUE płatnika. Płatnik będzie widział  zmianę statusu kontrolowanego zwolnienia na „skorygowane” oraz dane o ZUS ZLA/K w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”.

Jak płatnik będzie informował ZUS, że tytuł ubezpieczenia trwa nadal w przypadku kontynuacji e-ZLA?

Płatnik składek może dokonać odpowiedniej adnotacji o trwaniu ubezpieczenia na wydruku e-ZLA albo zaświadczeniu lekarskim wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, jeżeli przekazuje je do ZUS. Może także przekazać informację o ubezpieczeniu wykorzystując formularz ZAS-12 (Zaświadczenie płatnika składek o dacie dostarczenia zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA przez ubezpieczonego oraz o trwaniu ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego) wypełniając odpowiednie punkty (2-4). Formularz jest dostępny na PUE.

Czy będzie możliwość eksportu e-ZLA do plików pdf i xml?

Dokumenty elektronicznych zwolnień lekarskich będzie można wyeksportować w formie podpisanego przez lekarza pliku xml. Dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich będzie można wyeksportować w formacie csv.

Czy po złożeniu pełnomocnictw (ZUS -PEL) konkretne osoby mogą otrzymać dostęp tylko do odpowiedniej funkcjonalności na PUE związanej z przeglądaniem i drukowaniem ZUS-ZLA?

Nie. Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek. W celu uzyskania dostępu do nich niezbędne jest  posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Osoby, którym zostanie udzielone pełnomocnictwo, będą miały dostęp do pełnego profilu płatnika. Nie ma możliwości udzielenia pełnomocnictwa do części profilu, np. wyłącznie do zaświadczeń lekarskich.

Czy zwolnienia wystawione po ustaniu zatrudnienia (wyrejestrowaniu przez złożenie ZUS ZSWA) będą widoczne u ostatniego płatnika takiej osoby?

Nie. Zaświadczenia elektroniczne obejmujące w całości okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie będą przekazywane byłym płatnikom składek. Lekarz  będzie wysyłał dwa egzemplarze elektronicznego zwolnienia do ZUS.

Czy jest termin graniczny, do którego trzeba wykazać zwolnienie lekarskie w dokumentach rozliczeniowych?

Tak. Płatnik składek wykazuje w imiennych raportach miesięcznych m. in. rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz informacje o wypłaconych zasiłkach, wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy. A zatem płatnik składek ma obowiązek wykazywać informacje wiążące się ze zwolnieniami lekarskimi, w raportach dotyczących miesiąca, w którym zaistniała przerwa w opłacaniu składek i/lub wypłata świadczenia.

Czy będzie można wydrukować z PUE informację o elektronicznych zwolnieniach lekarskich (zestawienie) dla jednej osoby ubezpieczonej?

Nie. Dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich na profilu płatnika można filtrować m. in. podając dane ubezpieczonego i eksportować. Nie ma odrębnej funkcjonalności dotyczącej tworzenia zestawień według wybranych kryteriów.

Czy dokumenty e-ZLA będzie można filtrować podając, np. nazwisko czy numer PESEL?

Tak. Jest możliwość filtrowania zarówno dokumentów elektronicznych (w skrzynce), jak i danych o zwolnieniach lekarskich w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”.

Czy będzie można stworzyć raport miesięczny/dzienny z wykazem osób korzystających ze zwolnień, czasookresami nieobecności i ich rodzajem?

Nie. Dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich w profilu płatnika można filtrować i eksportować. Nie ma odrębnej funkcjonalności dotyczącej tworzenia zestawień według wybranych kryteriów.

Czy w przypadku zasiłku opiekuńczego, po wystawieniu przez lekarza e-ZLA, pracownik nie będzie miał już obowiązku dostarczyć do pracodawcy oświadczenia do celów wypłaty tego zasiłku?

Wniosek ZUS Z-15 jest dokumentem niezbędnym do ustaleniu prawa do zasiłku opiekuńczego, bez względu na to w jakiej formie zostanie wystawione zaświadczenie lekarskie stwierdzające konieczność sprawowania opieki, tj. czy w formie dokumentu elektronicznego, czy w formie papierowej. Wniosek zawiera bowiem informacje, które podaje pracownik i które są niezbędne w celu ustalenia prawa i wypłaty zasiłku, np. czy we wnioskowanym okresie inny członek rodziny mógł zapewnić opiekę, za jaki okres pobrał zasiłek opiekuńczy małżonek pracownika.

W związku z powyższym, wniosek ten jest wymagany także wtedy, gdy zaświadczenie lekarskie zostanie wystawione w formie elektronicznej (e-ZLA) i zostanie udostępnione  na profilu informacyjnym płatnika składek.

Wniosku ZUS Z-15 pracownik nie musi przedkładać płatnikowi składek wypłacającemu zasiłek opiekuńczy w przypadku nieprzerwanych okresów sprawowania opieki nad tym samym dzieckiem lub członkiem rodziny.

Czy ZUS będzie archiwizował elektroniczne zwolnienia lekarskie?

Tak. ZUS będzie przechowywał e-ZLA. Będzie się to odbywać na takich samych zasadach jak obecnie są przechowywane w ZUS dokumenty przekazywane przez płatników składek.

Czy płatnik ma obowiązek archiwizowania e-ZLA?

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego (wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne) albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są:

  • zaświadczenia lekarskie, w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, zgodnie z wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS,
  • zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
  • wydruki wystawionych zaświadczeń lekarskich z systemu teleinformatycznego (jeśli płatnik składek nie ma profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS).

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny wszczyna:

  • płatnik posiadający profil informacyjny na PUE ZUS, na podstawie:

– zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, otrzymanego na profil PUE,

– wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego,

  • płatnik nieposiadający profilu informacyjnego na PUE ZUS na podstawie wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego.

Roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego lub opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli niewypłacenie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłku, roszczenie o wypłatę zasiłku (lub o wyrównanie jego wysokości) przedawnia się po upływie 3 lat.

Ponadto inspektorzy kontroli ZUS przeprowadzają kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, w szczególności mogą badać ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłacanie  oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli oraz zabezpieczać zebrane dowody.

Płatnicy składek są zobowiązani udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty.

W toku kontroli inspektor ZUS może żądać dokumentów, które były podstawą do ustalenia uprawnienia do świadczenia z ubezpieczeń społecznych i wypłaty tego świadczenia. A zatem zasadne jest, aby dokumenty niezbędne do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłku chorobowego (opiekuńczego) były przez płatnika zasiłku przechowywane przez okres co najmniej 3 lat. Dotyczy to także zwolnienia lekarskiego w formie elektronicznej.

Czy do wysyłania przez płatnika zaświadczenia ZUS Z-3 oraz wniosków o kontrolę zwolnień lekarskich wymagany będzie podpis elektroniczny?

Tak. Wnioski i zaświadczenia wystawiane przez płatnika składek na profilu informacyjnym płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, przed przekazaniem do ZUS, powinny być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.  Dotyczy to także dostępnego na PUE zaświadczenia płatnika składek (ZUS Z-3) wystawianego  w celu ustalenia przez ZUS uprawnień do zasiłków, np.  chorobowego,  a także wniosku płatnika składek (OL-2) o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego.

Mam pytanie o  udostępnianie elektronicznych zwolnień na koncie PUE płatnika. Przez jaki czas będą one widoczne?  Czy jeżeli będę chciała zobaczyć, np. zwolnienie lekarskie pracownika sprzed kilku miesięcy to będę musiała wykonać jakieś dodatkowe czynności? Teraz jak chciałam sprawdzić na PUE składki z  2010 roku to musiałam zamawiać dane archiwalne. Czy w przypadku e-zwolnień będzie podobnie?

Zaświadczenia lekarskie dostępne na profilu informacyjnym płatnika składek w formie dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki „Dokumenty i wiadomości”) nie są usuwane przez ZUS. Płatnik składek może je tam zachowywać. Może je także usunąć (zarchiwizować).

Natomiast zaświadczenia lekarskie dostępne na profilu informacyjnym płatnika składek w formie danych, przetworzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (w nowej zakładce „Zaświadczenia lekarskie” w panelu płatnika) standardowo prezentowane są za ostatnie 12 miesięcy, z możliwością zamówienia danych archiwalnych. Płatnik nie ma możliwości usunięcia danych z tej zakładki.

Czy pracodawca będzie mógł wydrukować z PUE elektroniczne zwolnienie lekarskie pracownika aby przekazać je  firmie rozliczeniowej? Chodzi o to by była ona w posiadaniu dokumentów właściwych w razie kontroli ZUS.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego są dokumenty w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne i dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich można wyeksportować z profilu płatnika. Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla, w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE

Istnieje możliwość wydrukowania wizualizacji elektronicznego zwolnienia lekarskiego z PUE, jednak taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem.

Czy jedna osoba może  być upoważniona przez więcej niż jednego płatnika do PUE?

Tak. Profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS zakładany jest dla osoby fizycznej. Jedna osoba fizyczna może być pełnomocnikiem dowolnej liczby płatników składek.

W jakiej formie należy odwołać pełnomocnictwo udzielone uprzednio na druku ZUS PEL?

Pełnomocnictwo należy odwołać  w  formie pisemnej.

Czy udostępnione będą tzw. statystki, informujące kto i kiedy pobrał zwolnienia e-ZLA?

Nie jest planowane udostępnienie takich statystyk. Jednak wykonanie określonych czynności w profilu Platformy Usług Elektronicznych,  m.in. logowane i raport z logowań może być udostępniony, np. w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Czy ZUS będzie archiwizował elektroniczne zwolnienia lekarskie?

Tak. ZUS będzie przechowywał e-ZLA. Będzie się to odbywać na takich samych zasadach jak obecnie są przechowywane w ZUS dokumenty przekazywane przez płatników składek.

Czy lekarz sporządzając korektę wystawionego e- ZLA będzie mógł to uczynić w formie elektronicznej? Czy  lekarz musi poinformować o korekcie pacjenta?

Nie można poprawić dokumentu elektronicznego, trzeba go unieważnić i wystawić nowy, również w formie elektronicznej. Nie stosuje się pisemnych poprawek do dokumentu elektronicznego.

Gdy w zaświadczeniu lekarskim zostanie popełniony błąd, lekarz, który wystawi błędny dokument (lub inny lekarz uprawniony do wystawiania zwolnień lekarskich) w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu lub otrzymania informacji o stwierdzeniu błędu (w szczególności od płatnika składek, ubezpieczonego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), przekazuje do ZUS w formie elektronicznej odpowiednio:

  1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd albo
  2. informację, o której mowa w pkt 1, oraz nowe (poprawne) zaświadczenie lekarskie

– podpisane z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Lekarz powinien poinformować ubezpieczonego o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd – ustnie lub pisemnie w zależności okoliczności opisanych w przepisach i ewentualnie wydać mu wydruk nowego zwolnienia, jeśli płatnik nie ma profilu na PUE.

Czy jest jakiś termin na zgłoszenie się do lekarza w celu wydruku dawno wystawionego zwolnienia elektronicznego?

Nie. Możliwość drukowania zaświadczeń lekarskich wystawionych przez lekarza i udostępnionych na jego profilu informacyjnym nie będzie ograniczona w czasie. Wydruk zaświadczeń, które nie będą już dostępne z poziomu zakładki „Przegląd zaświadczeń lekarskich”, będzie możliwy po zamówieniu przez lekarza danych archiwalnych.

Czy lekarz musi założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 r. czy do  końca 2017 roku?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. (art. 55a ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) w celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przepisy nie określają  terminu na utworzenie takiego profilu, jednak profil ten jest konieczny do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Od 1 stycznia 2018 roku lekarze będą mogli wystawiać tylko zwolnienia elektroniczne.

Czy lekarz będzie mógł wydrukowywać wstecznie wydane zwolnienie lekarskie?

Tak. Wszystkie elektroniczne zaświadczenia lekarskie wystawione przez lekarza, będą mogły być wydrukowane.

Czy lekarz musi osobiście założyć konto na PUE, czy może to zrobić za niego Zakład Opieki Zdrowotnej?

W celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Zakład Opieki Zdrowotnej nie jest zobowiązany wykonać tej czynności za lekarza.

Gdzie można znaleźć wzór formularza, który ma być wydrukowany przez lekarza w przypadku braku możliwości elektronicznego przesłania e-ZLA?

Formularze zaświadczeń lekarskich umożliwiające wystawienie zaświadczeń w tzw. trybie alternatywnym (art. 55a ust. 7 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) będą możliwe do wydrukowania  poprzez Platformę  Usług Elektronicznych ZUS, po wejściu w panelu lekarza, w zakładkę „Formularze ZUS ZLA”. Będzie to możliwe  po udostępnieniu przez ZUS systemu teleinformatycznego umożliwiającego wystawianie e-ZLA, tj. od 1 stycznia 2016 r.

Czy po ustaniu zatrudnienia lekarz będzie wysyłał zaświadczenie elektronicznie do ZUS  czy też powinien je wręczyć pacjentowi  w formie papierowej? Czy były płatnik pacjenta otrzyma zwolnienie?

Zaświadczenia elektroniczne obejmujące w całości okresu po ustaniu tytułu ubezpieczenia (po ustaniu zatrudnienia) nie będą przekazywane byłym płatnikom składek. Lekarz nadal będzie wysyłał dwa egzemplarze elektronicznego zwolnienia do ZUS.

Wydrukowanie e-ZLA przez lekarza jest obowiązkowe zawsze wtedy, gdy pacjent o to wystąpi.

Czy korekty elektronicznego zwolnienia może dokonać, podczas nieobecności lekarza, który je wystawił, inna osoba do tego upoważniona, np. kierownik przychodni?

Poprawienie błędów w elektronicznym zwolnieniu lekarskim wymaga wystawienia w formie elektronicznej:

  1. informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, albo
  2. informacji, o której mowa w pkt 1, oraz nowego (poprawnego) zaświadczenia lekarskiego,

– podpisanych z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Ze względu na taki tryb poprawiania błędów w elektronicznym zwolnieniu lekarskim możliwe jest dokonanie wymienionych czynności przez innego lekarza, uprawnionego do wystawiania zwolnień lekarskich. Może być to pracownik administracyjny tylko wtedy, gdy jest równocześnie lekarzem uprawnionym do wystawiania zwolnień.

Czy będą organizowane jakieś akcje informacyjne dla lekarzy w zakresie wystawiania e-ZLA – szkolenia, instrukcje?

Obecnie lekarze mogą korzystać z wyjaśnień i ulotek zamieszczonych na stronie internetowej ZUS. Wkrótce także z instrukcji „Wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) od 1 stycznia 2016 roku. Krok po kroku” oraz z filmów instruktażowych (od grudnia). Istnieje też możliwość przesyłania pytań na adres ezla@zus.pl. Odpowiedzi zamieszczane są na stronie internetowej Zakładu.

Informacje o organizowanych szkoleniach będą zamieszczane na stronie internetowej www.zus.pl/ezla.

Jak będą funkcjonować e-ZLA w przypadku wizyt domowych?

Na potrzeby wizyt domowych może być stosowany standardowy tryb wystawiania zwolnień lekarskich – jeśli lekarz w czasie wizyty będzie miał dostęp do Internetu i urządzenie mobilne, a płatnik pacjenta profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli jednak w czasie wizyty domowej wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie będzie możliwe (w szczególności w przypadku braku dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) to lekarz w dniu badania przekaże ubezpieczonemu (pacjentowi) zaświadczenie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką. Lekarz może mieć kilka wydrukowanych „czystych” formularzy, do wykorzystania w takich okolicznościach. Zwolnienie wystawione w takim trybie musi być zelektronizowane przez lekarza w ciągu 3 dni roboczych.

Czy przy wystawianiu e-ZLA lekarz będzie musiał wpisywać wszystkie dane pacjenta czy też będą one podpowiadane przez system?

W przypadku wystawiania zwolnień lekarskich na portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS lekarz uzyska dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny – jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, to pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie podpowiedziane przez system. Adres pacjenta i dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Poza tym system będzie weryfikował datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowie również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy będzie podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

Czy do wystawiania e-ZLA zostanie udostępniony lekarzom  specjalny program?

ZUS udostępnia możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich za pośrednictwem portalu Platformy Usług Elektronicznych. Możliwość wytworzenia innego oprogramowania, udostępniającego tą funkcjonalność, pozostaje w gestii producentów.

Czy lekarz musi założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 r. czy do  końca 2017 roku?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. (art. 55a ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) w celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przepisy nie określają  terminu na utworzenie takiego profilu, jednak profil ten jest konieczny do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Od 1 stycznia 2018 roku lekarze będą mogli wystawiać tylko zwolnienia elektroniczne.

Jakie są podstawowe wymogi do wystawiania zwolnień w formie elektronicznej?

Do wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich w Platformie Usług Elektronicznych ZUS, poza sprzętem komputerowym, niezbędny jest dostęp do Internetu, założenie profilu na PUE oraz posiadanie podpisu elektronicznego (podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP).

Jakie koszty związane z oprogramowaniem i sprzętem musi ponieść lekarz aby móc wystawiać e-ZLA?

Kwestie techniczne związane z wystawianiem zwolnień elektronicznych pozostają poza kompetencją ZUS. Oprogramowanie w portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS udostępniane jest bezpłatnie.

Jakie będą konsekwencje  nieterminowego przekazywania e-ZLA?

W przypadku wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej w portalu PUE nie ma możliwości  nieterminowego ich przekazywania. Podpisanie zwolnienia łączy się bowiem z jego wysłaniem do ZUS.

Natomiast elektronizacja zwolnień wystawionych na formularzach wydrukowanych z systemu powinna być dokonana w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia (albo ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia). W przypadku powtarzającego się naruszania zasad dotyczących elektronizacji zwolnień wystawionych na formularzach wydrukowanych z systemu Zakład Ubezpieczeń Społecznych może, w drodze decyzji, cofnąć upoważnienie do wystawiania zaświadczeń lekarskich na okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna.

Czy lekarz, który wystawia zwolnienie elektroniczne na PUE będzie je musiał zgrywać i przechowywać na dysku lub innych nośnikach?

Nie. Lekarz, który będzie wystawiał elektroniczne zwolnienia lekarskie, nie ma obowiązku ich archiwizacji i przechowywania. Zwolnienia elektroniczne po przesłaniu do ZUS są odpowiednio przetwarzane i archiwizowane.

Czy lekarz musi mieć konto na PUE, EPUAP, certyfikat?

Lekarz, który chce wystawiać elektroniczne zwolnienia w Platformie Usług Elektronicznych, musi założyć profil. Musi też posiadać podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP).

Profil zaufany ePUAP jest bezpłatny. Aby go uzyskać, wystarczy założyć konto na stronie epuap.gov.pl, złożyć wniosek o profil zaufany i potwierdzić tożsamość, np. w jednostce ZUS.

Podpis kwalifikowany wydają uprawnione centra certyfikacji. Jest to usługa płatna. Jej koszt zależy m.in. od okresu ważności, na jaki certyfikat zostaje wydany. Każde z centrów prowadzi własną politykę cenową i ma różną ofertą handlową.

Kto będzie prowadził szkolenia dla lekarzy korzystających z aplikacji gabinetowych?

Jeśli przy wystawianiu zwolnień lekarskich lekarz nie będzie korzystał z Platformy Usług Elektronicznych  ZUS, ale z aplikacji gabinetowych, to w razie problemów czy wątpliwości musi szukać pomocy u dostawcy oprogramowania.

Czy poprzez aplikację gabinetową lekarz będzie miał dostęp do NIP płatnika składek pacjenta oraz czy będzie mógł  przeglądać wcześniejsze zwolnienia  pacjenta?

ZUS wystawi dla aplikacji gabinetowych odpowiednie usługi, udostępniające te dane, które są niezbędne do wystawienia zwolnienia lekarskiego. Kwestia wykorzystania tych usług w aplikacjach gabinetowych pozostaje poza kompetencją ZUS.

Czy wszyscy lekarze muszą wystawiać elektroniczne zwolnienia? Proszę o podstawę prawną.

Lekarze nie mają obowiązku wystawiania zwolnień lekarskich – zwracają się do ZUS o odpowiednie upoważnienie, składając jednocześnie oświadczenia, że zobowiązują się do przestrzegania zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa  i przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 23 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066) lekarze, lekarze dentyści, felczerzy i starsi felczerzy upoważnieni do wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, mogą wystawiać zaświadczenia lekarskie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2016 r., nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2017 r.

Do kiedy będzie można pobierać druki ścisłego zarachowania i zwracać je w formie papierowej?

Zaświadczenia lekarskie w formie papierowej (na dotychczasowych formularzach ZUS ZLA) będą mogły być wystawiane do końca 2017 roku. Do tego czasu ZUS będzie udostępniał lekarzom bloki formularzy ZUS ZLA.

Jak powinien postąpić lekarz, gdy w czasie wystawiania e-ZLA nastąpi zawieszenie aplikacji?

W przypadku gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie będzie  możliwe(w szczególności w przypadku braku  dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) lekarz w dniu badania przekaże  pacjentowi (ubezpieczonemu) zaświadczenie  wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką. Lekarz może mieć kilka wydrukowanych „czystych” formularzy, do wykorzystania w takich okolicznościach. Zwolnienie wystawione w takim trybie musi być  zelektronizowane w ciągu 3 dni roboczych.

Jak będą wystawiane e-ZLA przez lekarzy pracujących w szpitalu? Dotychczas zwolnienia  wypisywał dział statystyczny a lekarze tylko je podpisywali.

Kwestie organizacyjne i techniczne związane z wystawianiem elektronicznych zwolnień lekarskich pozostają poza kompetencją ZUS. Zaświadczenie lekarskie będzie  wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego przez lekarza z wykorzystaniem jego kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Kwalifikowany certyfikat lub profil zaufany ePUAP nie mogą być udostępnione innym osobom.

Kiedy trzeba wydrukować e- ZLA i wręczyć choremu?

Po wystawieniu elektronicznego zwolnienia wydrukowanie e-ZLA, podpisanie przez lekarza i wręczenie choremu  będzie konieczne  gdy:

    • pracodawca (płatnik składek) pacjenta nie będzie miał profilu na PUE ZUS,
    • w każdym przypadku na żądanie pacjenta.

Jak będzie wyglądało wystawienie e-ZLA, gdy przychodnia nie posiada sprzętu komputerowego?

Kwestie organizacyjne i techniczne związane z wystawianiem elektronicznych zwolnień lekarskich pozostają poza kompetencją ZUS.

Czy lekarz będzie mógł wylogować się z PUE bez przesłania e-ZLA do ZUS?

Każde zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego musi być podpisane kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym ePUAP w momencie wystawienia. Dopóki zwolnienie nie jest podpisane, nie istnieje jako dokument elektroniczny. W portalu Platformy Usług Elektronicznych podpisanie zwolnienia jest zintegrowane z jego wysyłką do ZUS i następuje dla każdego pacjenta oddzielnie. Wcześniejsze wylogowanie się z portalu PUE skutkowałoby niewystawieniem zwolnienia lekarskiego.

W przypadku elektronizowania zwolnień wystawionych na formularzach wydrukowanych z systemu istnieje możliwość wylogowania się bez wysłania e-ZLA do ZUS.

Czy na wydruku  e-ZLA musi być podpis i  pieczątka lekarza?

Wydruk e-ZLA musi być opatrzony przez lekarza jego podpisem i pieczątką. Będzie wydawany, gdy pracodawca (płatnik składek) pacjenta nie będzie miał profilu na PUE ZUS oraz w każdym przypadku na żądanie pacjenta.

Jakie są konsekwencje, gdy lekarz pobierze dane ubezpieczonego, a nie wystawi lub nie anuluje e-ZLA?

W każdym przypadku zostanie przeprowadzone postępowanie wyjaśniające. W zależności od jego wyników zostanie określona ewentualna odpowiedzialność lekarza, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ochronie danych osobowych.

Co ma zrobić lekarz, gdy dane pracodawcy pacjenta nie będą widoczne w systemie, bo np. pracodawca nie zgłosił jeszcze swojego pracownika do ubezpieczeń?

Gdy w Platformie Usług Elektronicznych nie będą dostępne  dane lub informacje albo zostaną udostępnione ale niekompletne lub nieaktualne to  brakujące lub aktualne dane czy informacje lekarz uzyskuje od pacjenta (ubezpieczonego). Należy je wprowadzić do wystawianego zwolnienia.

Czy opóźnienia w przekazywaniu przez lekarza do ZUS oryginałów papierowych zwolnień wykluczają wystawianie ich w formie elektronicznej?

Nie. Możliwość wystawiania e-ZLA nie jest uzależniona od wywiązywania się z obowiązków związanych ze zwolnieniami w dotychczasowej papierowej formie. Jednak powtarzające się nieprawidłowości związane z przekazywaniem do ZUS oryginałów ZUS ZLA (z naruszeniem ustawowego terminu 7 dni od daty wystawienia) mogą stanowić przesłankę do cofnięcia przez ZUS upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich. Będzie to skutkowało brakiem możliwości wystawiania e-ZLA.

Czy e-ZLA będą przypisywane do konkretnego lekarza, czy będą one numerowane?

E-ZLA otrzymuje numer w momencie jego wystawienia, czyli podpisania i wysłania do ZUS. Na e-ZLA automatycznie wprowadzane są dane wystawiającego je lekarza. Natomiast czysty formularz wydrukowany z systemu w celu wystawienia zwolnienia, gdy np. nie będzie dostępu do Internetu, otrzymuje numer w momencie jego wydruku, a na formularzu będą uzupełnione dane lekarza.

Czy lekarz musi podpisywać na bieżąco wystawiane e- ZLA czy może to zrobić zbiorczo, np. na koniec dnia?

Każde zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego musi być podpisane kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym ePUAP w momencie wystawienia. Dopóki zwolnienie nie jest podpisane, nie istnieje jako dokument elektroniczny. W portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS nie ma możliwości zbiorczego podpisywania wystawionych wcześniej zwolnień lekarskich.

Funkcja grupowego podpisu przewidziana jest jedynie dla elektronizacji zwolnień wystawionych na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Chodzi o sytuację, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe, w szczególności w przypadku braku dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Czy lekarz, który zdecyduje się na wystawienie e-ZLA, może następnie w okresie do 31 grudnia 2017 r. wrócić do wystawiania zwolnień w papierowej formie? Czy można zamiennie korzystać z obu form?

Tak. Do końca 2017 roku lekarz ma wybór co do formy wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Czy jeśli lekarz pracuje w kilku przychodniach to może wystawiać w jednej z nich e-ZLA, a w innej papierowe zaświadczenia ZUS ZLA?

Tak. W przypadku, gdy w danej przychodni nie będzie  możliwości wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie dokumentu elektronicznego to  do końca 2017 r. lekarz  będzie mógł:

    • przekazywać pacjentom (ubezpieczonym) w dniu badania zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzach zaświadczenia lekarskiego wydrukowanych wcześniej z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką (zwolnienia wystawione w takim trybie muszą być zelektronizowane w ciągu 3 dni roboczych), lub
    • wystawiać w tej placówce zaświadczenia lekarskie w formie obowiązującej przed 1 stycznia 2016 r., czyli na formularzach papierowych – drukach ścisłego zarachowania, pobieranych w ZUS.

Czy lekarz będzie mógł jednorazowo przesłać do ZUS wszystkie wystawione e-ZLA z jednego dnia (w jednym pliku) czy też dla każdego pacjenta oddzielnie?

Zwolnienie lekarskie w formie elektronicznej jest wystawione w momencie podpisania go z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. W portalu Platformy Usług Elektronicznych podpisanie zwolnienia jest zintegrowane z jego wysyłką do ZUS i następuje dla każdego pacjenta oddzielnie. Możliwość jednorazowego (zbiorczego) przesłania e-ZLA  będzie możliwa w przypadku elektronizowania zwolnień wystawionych na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Takie zwolnienia będą wystawiane w przypadku braku  dostępu do Internetu lub możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Czy aplikacja dla lekarzy będzie udostępniana przez ZUS czy NFZ?

ZUS udostępnia możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych. Możliwość wytworzenia innego oprogramowania, udostępniającego tą funkcjonalność, pozostaje w gestii jego producentów.

Co powinien zrobić lekarz, gdy wystawia e-ZLA i nagle nie ma połączenia z Internetem?

W przypadku gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe (w szczególności w przypadku braku  dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP), lekarz w dniu badania przekazuje pacjentowi (ubezpieczonemu) zaświadczenie  wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką. Lekarz może mieć kilka wydrukowanych „czystych” formularzy, do wykorzystania w takich okolicznościach. Zwolnienie wystawione w takim trybie musi zostać zelektronizowane w ciągu 3 dni roboczych.

Jakie wymagania sprzętowe są niezbędne do korzystania przez lekarza z PUE?

W celu prawidłowego korzystania z portalu PUE niezbędne jest:

  1. połączenie z siecią Internet;
  2. przeglądarka internetowa: Internet Explorer w wersji 8 lub nowszej albo Mozilla Firefox w wersji 6 lub nowszej, albo Chrome;
  3. system operacyjny: Windows: XP/SP2, 2003, 7 lub Vista albo Linux;
  4. włączenie obsługi technologii Java Script oraz tzw. „cookies”;
  5. w przypadku niektórych elementów witryny internetowej  –  zainstalowanie i włączenie wtyczki Flash Media Player w najnowszej wersji ze strony Adobe dla przeglądarek wymienionych w pkt 2, jeżeli takiej brakuje lub aktualizacja do najnowszej wersji w przypadku problemów z wyświetlaniem niektórych elementów strony.

Do podpisywania dokumentów potrzebny jest profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym.

Czy lekarz może wystawić duplikat e-ZLA i w jakiej formie?

Może, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Dokument w formie elektronicznej, który lekarz wysłał do ZUS, może być ponownie udostępniony w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę. Tak wynika z § 36 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r. poz. 971).  W myśl § 37 wymienionego wyżej rozporządzenia kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności:

    • jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym,
    • datę wykonania wydruku.

Uwierzytelnienie dokumentu polega na opatrzeniu wydruku dokumentu elektronicznego podpisem osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu oraz informacją, wskazującą na zgodność treści wydruku z treścią dokumentu sporządzonego w formie elektronicznej.

Kiedy lekarz uzyska informację, o konieczności przekazania pacjentowi wydruku e-ZLA z tego powodu że jego płatnik nie posiada konta na PUE?

Komunikat o konieczności wydrukowania e-ZLA wyświetla się lekarzowi po podpisaniu (wystawieniu) e-ZLA.

 

Źródło:

www.zus.pl