CZY WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA MA PRAWO PRZECHOWYWAĆ AKTA NOTARIALNE DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH LOKALI?

Nie, gdyż żaden przepis prawa, na podstawie których działają wspólnoty mieszkaniowe, nie daje podstawy do przechowywania takich dokumentów.

Wspólnoty mieszkaniowe są tworzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, a w zakresie w niej nieuregulowanym przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Z przepisów Księgi Drugiej Tytułu I Działu IV Kodeksu wynika, że współwłaściciele dla prawidłowego zarządzania współwłasnością muszą znać dane osobowe pozostałych współwłaścicieli. Zgodnie bowiem z jego art. 200 każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną.

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład „określonej nieruchomości”, co oznacza, że wspólnotę mogą tworzyć tylko ci właściciele, których lokale były przed wyodrębnieniem częściami składowymi oznaczonej nieruchomości gruntowej. Wspólnoty mieszkaniowe powstają z mocy prawa z chwilą, gdy zostają spełnione ustawowe przesłanki, tzn. gdy co do określonej nieruchomości pojawią się co najmniej dwie osoby, których prawa do lokali reguluje ustawa o własności lokali. Jako najmniejszą należy wymienić wspólnotę, jaką tworzą w dwulokalowym budynku dwaj właściciele lokali oraz wspólnotę, jaką stanowią – w razie wyodrębnienia w większym domu pierwszego lokalu – właściciel tego lokalu oraz dotychczasowy właściciel nieruchomości. Inaczej mówiąc, do wspólnoty mieszkaniowej nie można się zapisać czy przystąpić; nie można też z niej wystąpić.

Aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki związane z zarządem nieruchomością wspólną zarząd wspólnoty (lub ustanowiony zarządca) musi mieć dostęp do dokumentów wspólnoty, czyli dokumentów wszystkich lokali wchodzących w jej skład. Zgodnie z art. 29 ust 1e ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Okazanie dokumentów nie jest tożsame z doręczeniem ich kserokopii, jak również brak jest w powołanym przepisie wyraźnego wskazania, że dokumentem potwierdzającym przedmiotowe prawo jest akt notarialny. Ponadto, przechowywanie przez wspólnotę mieszkaniową  aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe, mogłoby naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Oznacza ona, że należy przetwarzać (gromadzić i wykorzystywać) dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu. Tak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005). Trudności interpretacyjne co do zakresu przetwarzanych danych nie powinny mieć miejsca, gdy przewidują to wprost przepisy prawa, gdyż w takich sytuacjach to przepisy prawa określające odpowiedni zakres danych osobowych, będą miały zastosowanie. O ile jednak brak jest takich unormowań, to zastosowanie powinna znaleźć wyżej wskazana zasada adekwatności zakresu danych do celu ich przetwarzania.

W związku z powyższym, nie można uznać, iż wspólnota mieszkaniowa ma prawo do gromadzenia i przechowywania aktów notarialnych poszczególnych lokali, w których zawarte są dane osobowe ich właścicieli.

Źródło giodo.gov.pl

Rafał Andrzejewski–  Prawnik, audytor , konsultant, wykładowca, autor artykułów w prasie specjalistycznej.

• Doświadczony prawnik, trener, wykładowca, audytor, ekspert i wieloletni szkoleniowiec (ponad 10 lat)
• Wieloletni pracownik i konsultant wiodących kancelarii prawnych
• Współpracuje z największymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce
• Autor publikacji z zakresu Ochrony Danych Osobowych, Dostępu do Informacji Publicznej, Prawa pracy, mobbingu itp